O que é Administração de Imóveis e como se destacar?

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O trabalho com aluguel de imóveis pode ser muito desafiador pela burocracia que envolve a elaboração do contrato, a juntada dos documentos necessários e, até mesmo, o processo de negociação. Nesse sentido, é fundamental contar com serviços que terceirizem essas tarefas de modo eficiente, respeitando o cumprimento da legislação.

Dessa maneira, a administração de imóveis — ou administração de aluguel — surge como uma alternativa voltada para a assessoria dos donos de imóveis, cuidando de todas as atividades que envolvem o processo de locação, a administração dos bens e o relacionamento com os inquilinos.

Pensando nisso, criamos este artigo que mostrará como funciona essa solução, suas vantagens e como a tecnologia pode ser uma excelente aliada nesse momento. Confira a seguir!

O que é administração de imóveis?

A administração de imóveis funciona mediante um contrato em que o proprietário do imóvel concede poderes para a mobiliária administrar os bens e atuar diretamente no processo de locação. Ou seja, funciona como uma intermediária entre o proprietário e o inquilino, agilizando todo o trabalho que envolve a contratação e cuidando das relações que se estabelecem a partir daí. Além disso, esse serviço inclui:

• Divulgação do imóvel para potenciais locatários;
• Elaboração e assinatura do contrato;
• Repasse dos valores, emissão e envio das cobranças;
• Negociações (inclusive de possíveis dívidas);
• Vistorias no momento da entrada e do encerramento do contrato com o inquilino;
• Apresentação de soluções em casos que possam haver dúvidas ou contratempos no contrato.

Como podemos perceber, os serviços oferecidos pela administração mobiliária são muito abrangentes e envolve trabalhos que antecedem e que sucedem a assinatura do contrato. Nesse cenário, fica a cargo do locador ter ou não um contato direto com o locatário.

O que a legislação diz sobre a administração de imóveis?

Quem regula a administração de aluguel é o Código Civil (Lei 10.406), que, em seu artigo 653 diz que: “Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato”. É importante mencionar que o documento em questão só terá validade se conter a assinatura do locador.

Ou seja, é legalmente permitido a um dono de imóvel a contratação de uma empresa imobiliária com vistas a delegar a administração daquele bem.

O que uma administração de imóveis precisa ter para operar de modo eficiente?

A administração de imóveis é uma solução que beneficia tanto os donos de casas e apartamentos, quanto as imobiliárias e os interessados em firmar contrato. No entanto, para que todas as partes possam ficar satisfeitos com a prestação desse serviço, é crucial que a administradora foque em alguns pontos que influenciarão na sua eficácia e eficiência. Veja:

Investimento em relacionamento com o público

Como sabemos, o público é parte fundamental no desenvolvimento com qualquer empresa, portanto, é essencial manter com ele uma relação de confiança. Um cliente satisfeito é capaz de se tornar promotor de uma marca, fortalecendo a sua imagem e tornando-a, a longo prazo, autoridade no ramo.

Portanto, manter diversos canais de comunicação para esclarecer sobre dúvidas a respeito dos imóveis, prestar serviço de modo rápido e eficaz, oferecendo para o público as soluções que ele busca, deve ser algo primordial. Para isso, conte com a tecnologia, investindo em chatbots, para garantir um atendimento 24 h por dia e ofereça informações sobre os serviços em blogs, sites e redes sociais. Dessa forma, uma relação forte e duradoura se estabelecerá.

Modernização constante

Estamos vivenciando um período em que as tecnologias têm uma influencia muito grande sobre a nossa realidade. Nesse contexto, ela transforma todo o nosso cotidiano, desde as tarefas mais simples, até os mais complexos processos de trabalho.

Por esse motivo, as administradoras de aluguel precisam estar sempre a par do que acontece no mundo tecnológico a fim de promover inovação na prestação do seu serviço, tornando-o mais ágil e voltado para a captação de novos clientes, a satisfação das suas necessidades e para excelência do atendimento. Portanto, as empresas de administração de imóveis devem:

• Investir nas ferramentas tecnológicas;
• Ter uma equipe de marketing aliada às novas necessidades do mundo digital (Marketing Digital);
• Fazer uso de softwares que otimizam os processos de gestão do negócio;
• Manter atualizados e ativos todos os canais de relacionamento com o cliente.

Definição dos indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são cruciais para o desenvolvimento de qualquer negócio. Eles fazem parte das etapas de planejamento e controle das atividades da empresa, ajudando-a a alcançar os seus objetivos. Por meio dessas métricas é possível acompanhar se o que foi definido nas metas está sendo cumprido e quais são os aspectos que devem ser melhorados.

Todo esse trabalho garante a busca por melhorias de modo ininterrupto nas diversas áreas que compõe a empresa: relacionamento com o cliente, fluxo de caixa, estratégias de captação de lead, entre outras.

Formalização das negociações

O trabalho com administração de imóveis exige conhecimento sobre legislação e trato com importantes documentos. Por isso, é preciso desenvolver contratos específicos com todos os detalhes sobre direitos e deveres do inquilino, pagamento, período de experiência, entre outros pormenores.

Esse cuidado garantirá que todos os aspectos do contrato sejam explícitos, evitando possíveis falhas na comunicação e transtornos desnecessários. Nesse momento, é crucial contar com uma equipe jurídica capacitada para sanar as dúvidas de todos os interessados.

Organização dos documentos

Como já foi mencionado, a rotina da administração de aluguel requer o trato direto com diversas documentações imprescindíveis para a manutenção dos negócios e para a garantia do gozo dos direitos e cumprimento dos deveres de todas as partes envolvidas no contrato.

Desse modo, manter a organização e a atualização dos documentos evitam erros nos processos e otimizam as rotinas de trabalho, promovendo um atendimento mais eficiente.

Comunicação flexível

O ramo de administração de aluguel conta com excessiva formalização dos diversos processos inerentes à atividade. A própria elaboração do contrato e o teor das documentações exige uma linguagem mais formal e, muitas vezes, técnica, que pode suscitar dúvidas nos clientes.

Assim, para que se mantenha um equilíbrio, é preciso manter uma comunicação mais entendível com os inquilinos, uma vez que, nem todo mundo entende “juridiquês” ou cláusulas contratuais. Assim, é essencial se preocupar em manter uma comunicação clara com o cliente, ouvindo seus questionamentos e falando em tom um pouco mais informal, a fim de que todas as dúvidas sejam sanadas.

Como o proprietário pode se beneficiar da administração de imóveis?

A administração de imóveis acarreta diversas vantagens para o locador, que será assessorado devidamente, sem ter que se preocupar com diversas questões burocráticas e relacionais. Veja outros benefícios na utilização desse serviço:

Avaliação e precificação

O trabalho de precificação de um imóvel não é algo simples de se fazer e leva em conta diversas variáveis. Não é incomum, por exemplo, que o dono supervalorizem seu bem, caso ele esteja localizado em uma importante zona da cidade. Entretanto, é preciso considerar alguns aspectos do mercado mobiliário a fim de que o imóvel não fique disponível por muito tempo.

Assim, a administradora de imóveis, conhecedora dessas condições, poderá avaliar o bem, de maneira impessoal e profissional. Essa ação vai tornar o preço mais justo e todos sairão ganhando.

Divulgação do imóvel com fotografia profissional

A etapa de divulgação é umas das mais importantes no processo de aluguel ou venda de um imóvel. A primeira impressão do local é a que vai atrair ou não o locatário para a assinatura de um contrato. Desse modo, por conhecer os recursos e aparatos técnicos, a administradora pode criar anúncios mais chamativos. Não podemos esquecer que a produção de boas fotografias, bem iluminadas e nítidas, que mostram detalhes do local é ponto crucial para despertar o interesse do público.

Acompanhamento das visitas ao imóvel

A etapa de atendimento com a visita ao imóvel pode determinar a assinatura do contrato. Nesse momento, é preciso manter uma postura profissional, com esclarecimento de dúvidas e apresentação dos pontos fortes do local. E, como nem sempre o locador tem essas habilidades, poder contar com pessoas aptas para realizar essa função com excelência passa a ser um grande diferenciar da administração de aluguéis.

Assessoria jurídica

Como vimos, a atividade de administração de imóveis é regulada pelo Código Civil e deve seguir os seus preceitos. Por isso, deter conhecimento jurídico nessa área é fundamental para que todo contrato seja respeitado pelas partes envolvidas. Isso evita que possíveis problemas possam ser levados para a seara judicial, acarretando diversos transtornos, principalmente de cunho financeiro.

E, como as administradoras contam com esse departamento, o proprietário pode se eximir dessa preocupação e delegar tais demandas a profissionais competentes.

Qual a importância da tecnologia para o segmento de administração de imóveis?

A tecnologia influencia diversos aspectos da nossa vida, tanto cotidiana, quanto profissional. Essa nova realidade propiciou às empresas, independente do ramo de atuação, inovações que melhoraram o trato com o cliente, os processos de trabalho e, consequentemente, os resultados obtidos.

A área de administração de imóveis foi impactada pelas novas ferramentas, podendo otimizar as tarefas de marketing, atendimento e divulgação por meio de softwares, por exemplo. Com isso, houve um crescimento do ramo e hoje podemos contar com diversas plataformas que realizam esse trabalho.

O sucesso obtido por meio das ferramentas tecnológicas se explica pela sua capacidade de gerenciar um número maior de propriedades, pela automatização de processos, que otimizam o tempo e geram eficiência, além da redução de custos de todo o processo. Veja, a seguir, outros aspectos que sofreram melhorias em decorrência do uso da tecnologia na administração de aluguel:

Gestão financeira mais eficiente

Contar com a tecnologia para melhorar a gestão financeira da administradora de aluguel é fundamental. Hoje, podemos contar com soluções que emitem relatórios, gerencia pagamentos efetivados, promove a conciliação de dívidas, tudo isso automaticamente, elevando a produtividade dos colaboradores, tornando todo o trabalho mais eficiente.

Software com acesso ao contrato e outras informações

Os programas de administração de aluguel fornecem as principais informações no que se refere a direito e a obrigações de locadores e locatários. Além disso, é disponibilizada uma versão virtual do contrato para que sejam evitadas falhas de comunicação. Isso tudo acaba promovendo uma centralização dos dados que precisam estar disponíveis para todos.

Controle de inadimplência

Outro ponto interessante trazido pelas tecnologias aplicadas à administração de aluguel é o controle de inadimplência imobiliária. Fica mais simples acompanhar as informações sobre quem está devendo e realizar conciliações bancárias.

Ainda, o acompanhamento de tributos também ficam disponíveis no sistema e o seu repasse acontece automaticamente. Também é possível emitir avisos de vencimentos a fim de realizar cobranças de modo direto e efetivo.

Rescisão contratual e reembolsos

Cálculos referentes à rescisão contratual e possíveis reembolsos também podem ser acessados pelos software de gestão de aluguéis. Todo processo ocorre de maneira automática, reduzindo as falhas e proporcionando maior controle administrativo.

Essa funcionalidade traz uma significativa melhoria aos processos internos de trabalho, deixando as equipes com mais tempo para se dedicar a outras tarefas.

Emissão de boletos aos locatários

Como mencionamos, contar com softwares de gestão para administradora de imóveis também ajuda no processo de cobrança dos locatários, evitando a ausência de pagamento e viabilizando uma agilidade no pagamento. Isso também agiliza outros trabalhos primordiais, evitando manter os colaboradores focado sem tarefas excessivamente burocráticas.

Praticidade

As plataformas de administração de aluguel oferecem uma eficiência significativa ao processo de locação. Isso porque as informações são acessadas de modo fácil e seguro, o repasse financeiro acontece automaticamente, evitando os erros que, manualmente seriam mais comuns de acontecer. Tudo isso acaba trazendo menos burocracia, praticidade e, consequentemente, uma boa relação entre as partes envolvidas.

Quais soluções podem ajudar nesse trabalho?

Agora que já sabemos que a tecnologia é uma grande aliada para a área de administração de imóveis, apresentaremos algumas das principais soluções que auxiliarão todo esse trabalho, trazendo praticidade e eficiência às rotinas da administradora. Veja algumas delas:

CRM para Imobiliária

O CRM para imobiliária proporciona uma utilização intuitiva com acesso rápido ao desempenho dos corretores, dos imóveis trabalhados e ao histórico das negociações em tempo real. Isso é imprescindível para acompanhar com precisão a conversão do funil de vendas de cada profissional envolvido

Esses dados oferecerão informações preciosas sobre os negócios realizados e, verificando quais canais com clientes dão mais retorno, o trabalho da equipe de marketing será mais efetivo. A ferramenta também promove a automação de tarefas, o envio de relatórios aos proprietários, o parecer das visitas dos clientes e atualização das captações.

Software para administração de imóveis

O Imoview ADM é considerado o melhor sistema de administração de imóveis da América Latina, ele pode ser facilmente utilizado por qualquer colaborador. O programa calcula encargos, aciona sinistro, realiza cobrança, emite notas fiscais, entre outras funcionalidades. Essa solução dispensa o uso das planilhas de gestão, excessivamente burocráticas e suscetíveis a erros.

Ainda é possível criar usuários com perfis limitados, configurar o que cada usuário ou perfil de usuário pode acessar. Além disso todas as ações são auditadas, sendo possível saber o que foi feito, quando e por quem foi feito. Veja outras vantagens:

Monitoramento de encargos

Administração de imóveis alugados com eficiência, com o acompanhamento do pagamento de encargos como IPTU, SPU, água, luz, taxa de resíduos, condomínio, seguros e outros.

Aumento da produtividade

Contando com vários processos automatizados — como avisos de vencimentos de contratos, reajustes, sinistros, cobranças, comunicados ao proprietário, é preferível trabalhar com uma equipe muito mais focada e qualificada, produtiva.

Gestão de locação simplificada

É possível acompanhar de modo simples os indicadores de evolução da sua carteira de locação de imóveis, desempenho, contratos, garantias locatícias, rescisões, seguros e muito mais.

Pagamentos automatizados

O programa permite o envio de boletos, transferências bancárias (TED ou DOC) e Split de pagamentos automáticos para gerar os pagamentos da sua imobiliária. De modo rápido e seguro.

Facilidade no cumprimento do contrato

Com esse software é possível seguir o passo a passo da rescisão, deixando-a mais simples e segura. Além de medir os motivos das rescisões para diminuir seu cancelamento de contratos de locação.

Vistoria de imóveis

Faça suas vistorias de imóveis de forma simplificada através do aplicativo de vistorias de modo offline, gerando laudos automaticamente e obtendo o controle de todo processo.

A administração de imóveis é uma alternativa aos donos de propriedade que desejam realizar a gestão do seu imóvel de modo seguro, prático e com especialistas cuidado de todas as tarefas. É também uma grande solução para as pessoas que desejam morar em locais seguros, com preços justos, realizando esse processo de modo prático.

E, para oferecer esse serviço prezando pela eficiência e transparência, é essencial contar com as ferramentas tecnológicas disponíveis, capazes de trazer mais rapidez nas tarefas, reduzir os custos e trazer diversos benefícios para todas as partes envolvidas.

Não perca tempo e conheça nossas soluções!