Como administrar contratos de locação de forma eficiente

Tempo de leitura: 5 minutos

No mercado imobiliário, não é incomum ouvirmos que trabalhar com locação é igual a trabalhar com problemas. Por esse motivo,  muitas das imobiliárias ainda relutam em trabalhar só com vendas, tendo em vista a quantidade de “problemas” que aparecem no dia a dia e o “baixo retorno” que a taxa de administração traz para o seu negócio.

No entanto, com a crise que o setor imobiliário enfrentou nos anos de 2015 e 2016 muitas imobiliárias que sobreviveram bem a este momento, foram justamente as que trabalhavam com locação de imóveis. Diante disso, quem não trabalhava com aluguel virou os olhos para esta atividade tão importante dentro de uma imobiliária que pode trazer:

  • Receita;
  • Novos clientes;
  • Novos Imóveis;
  • Receitas secundárias (Comissão de seguro incêndio, título capitalização, seguro fiança, etc);
  • Novos negócios

Depois de 25 anos de atuação no mercado imobiliário e com diversas imobiliárias utilizando nossas soluções (imobiliárias de todos os portes e localidades), conseguimos identificar um padrão entre as imobiliárias que têm sucesso e as imobiliárias que tem dificuldade para administrar imóveis. Neste post iremos dividir as principais características que as imobiliárias bem-sucedidas têm em comum.

Leia também  05 Motivos para começar a trabalhar com locação de imóveis

Problemas existem e sempre vão existir para quem trabalha com aluguel

contratos de locação

Assuma isso como uma realidade! É por causa deles que administradoras de imóveis existem, caso contrário o locador administraria o seu imóvel por conta própria. Então, em vez de reclamar dos problemas, agradeça diariamente por eles existirem pois é a razão da sua existência. No entanto, não é porque problemas existem é que você precisa ficar igual bombeiro, “apagando incêndio” todo dia. É isso que torna a atividade desgastante e cansativa.

Para evitar que o trabalho seja dessa maneira é fundamental ter um trabalho preventivo. E é disso que iremos abordar no próximo tópico.

Trabalho preventivo

contratos de locação

Apenas com um trabalho preventivo você conseguirá não ficar igual bombeiro apagando incêndio todos os dias. Fazer o que deve ser feito de forma preventiva é o melhor método para minimizar os problemas e quando surgir, resolvê-los com facilidade.

Por exemplo:

  • Não quer ter uma inadimplência alta? Faça uma boa rigorosa análise cadastral e tenha sólidas garantias locatícias.
  • Não quer ter problemas na vistoria final? Faça uma boa vistoria inicial, com texto e fotos.
  • Não quer ter problemas caso ocorra incêndio? Contrate e renove o seguro contra incêndio.
  • Não quer ficar feito louco para administrar os encargos da locação? Pegue todas as contas e se informe sobre eles no ato da captação.

E por aí vai! A maioria dos problemas que ocorrem dentro das imobiliárias é porque alguém negligenciou algumas das atividades preventivas e no final, acaba tendo que correr para resolver algo que poderia ser perfeitamente evitado.

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Organização dos contratos de locação

contratos de locação

Sem sombra de dúvidas essa foi a característica mais marcante entre as imobiliárias que administram contratos de locação de forma eficiente. Na verdade, chega a ser um padrão gritante que mais chama atenção entre as características que elas têm em comum.

O ambiente de trabalho é organizado, os setores são bem definidos, as atividades são bem organizadas, todos da equipe tem um senso de organização e com isso sabem de tudo o que acontece com a sua carteira de imóveis.

Aqui, não falo somente de uma organização sistêmica, mas uma organização GERAL, que vem desde anos atrás quando a administração de imóveis era feita de forma manual, através de fichas e formulários. O sistema na verdade herdou essa organização anterior que em vez de ser no papel agora é feita dentro do sistema.

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Padrão e processos

contratos de locação

Para manter essa organização e fazer com que as coisas aconteçam de forma fluida e disciplinada, ter um padrão e processos bem definidos é fundamental para manter a organização.

  • Padrão de cadastro de imóveis, de clientes, de contratos, etc. Todos da imobiliária realizam os cadastros com o mesmo zelo, cuidado e atenção.
  • Processos bem definidos: Quando se tem processos bem definidos as coisas acontecem com mais facilidade. Não fica apenas na cabeça de uma determinada pessoa. Toda equipe sabe o que deve ser feito, quando e por quem.

Disciplina = Organização = Eficiência

Conclusão

É claro que administrar imóveis não é fácil e não estamos falando que estas imobiliárias vivem no “país das maravilhas”. O objetivo desse post é compartilhar com você as melhores práticas do mercado para administrar contratos de locação de forma eficiente, e minimizar os problemas de forma que você não sinta-os tanto. As práticas acima são altamente recomendadas caso você queira ter uma administração mais eficiente e menos dolorosa. Administrar imóveis sempre foi e sempre será um excelente negócio para imobiliárias, sobretudo pela receita recorrente que ela gera pro seu negócio, trazendo tranquilidade e segurança.

Um desafio é crescer de forma sustentável e escalável sem perder a qualidade da prestação de serviços, e para isso manter a equipe em sintonia e “na mesma página” é um desafio árduo e importante em ser perseguido.

Preparamos um check-list de boas práticas, que imobiliárias eficientes fazem de forma automática e organizada para melhorar sua produtividade e lhe proporcionarem mais tempo para focar no bom atendimento ao cliente, e treinamento para suas equipes.

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2 Comentários


  1. Pedro Henrique, parabéns e sucesso nesta nova caminhada.
    A Universal, Túlio e Companhia fez uma excelente aquisição com a sua contratação. A empresa é séria e tradicional , só faltava este seu sangue jovem com experiência focada no produto do principal cliente, as imobiliárias.
    Mais uma vez, parabéns extensivo ao Túlio.
    Sucesso sempre.
    Abraços,
    Ivan Silva ( Casa Mineira).

    Responder

  2. Olá Pedro, mais um excelente texto. Parabéns.
    Quando puder escrever sobre a modalidade de garantia gratuita de Seguro Fiança que está sendo oferecida por algumas imobiliárias no Brasil. Mais sucesso em 2017!

    Responder

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