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Um dos pontos-chave do funcionamento de uma imobiliária é a realização de visitas nos imóveis, seja para locação, seja para venda. Isso porque a pessoa precisa conhecer o espaço para avaliar se está dentro das suas expectativas, se realmente vale a pena fechar o contrato e se atende as suas demandas no dia a dia.
Para isso, o fluxo do empréstimo de chaves precisa ser bem gerenciado, para evitar conflitos em agendas. Por exemplo, um erro comum, mas que não deveria acontecer, é agendar uma visita em um dia no qual a chave não está disponível. Isso traz uma frustração para o potencial cliente, que pode evitar realizar novas transações com a sua imobiliária.
Mas afinal, como funciona o empréstimo de chaves na locação de imóveis? Vamos trazer todas as informações a seguir de como essas questões são trabalhadas no ambiente interno de uma imobiliária. Aproveite e tire suas dúvidas sobre o assunto.
O que é o empréstimo de chave?
O empréstimo de chaves é um processo comum nas imobiliárias, principalmente, porque é uma das práticas mais comuns desse dia a dia a realização de visitas nos imóveis por diversos motivos, entre eles:
- apresentação do imóvel para possíveis locatários;
- realização de fotos do ambiente;
- realização de eventuais reparos para potencializar as chances de sucesso na locação;
- realização de algum acompanhamento necessário pelo síndico do condomínio em que está localizado o imóvel (por exemplo, verificar se há algum tipo de vazamento, troca de gradeamentos de varanda, entre outros);
- realização da vistoria pré-entrega das chaves para quem assinou o contrato, entre outros.
Para que funcione de forma harmônica e sem prejudicar o andamento das rotinas na imobiliária, é fundamental ter esse controle das chaves, para identificar quem foi o responsável pela retirada, a data de obtenção e quando deverá ser feito o retorno.
Assim, caso alguma chave seja extraviada, é possível identificar o responsável e avaliar o que pode ser feito neste caso, se colocar em risco, por exemplo, a segurança do imóvel (por exemplo, que uma pessoa que não poderia ter acesso tenha obtido as chaves e possa ter acesso ao imóvel, sendo necessário fazer a troca da fechadura).
Como o empréstimo de chave na locação acontece nas imobiliárias?
Como você viu, todo o processo de empréstimo da chave precisa ser bem orientado para evitar falhas que comprometam a rotina na imobiliária. Por isso, vamos trazer um passo a passo de como funciona o empréstimo de chaves nas imobiliárias.
Levantamento de todas as chaves da imobiliária
O primeiro passo é levantar todas as chaves disponíveis hoje na imobiliária de cada imóvel e identificar o número de cópias relacionado a cada um deles. Isso ajuda a começar a tratar melhor as rotinas de empréstimo de chaves e definir um sistema de cadastro de dados eficiente.
Definição do sistema de identificação
Também é preciso manter as chaves devidamente identificadas, para evitar confusões que levem a liberação das chaves de forma errada (por exemplo, que seja entregue o item de um outro imóvel).
Para isso, pode utilizar alguns sistemas, entre eles:
- chaveiros que permitam a identificação caso a caso;
- sistemas de cores dos chaveiros para identificar qual o número daquela cópia;
- sistema de códigos que permita identificar se aquela chave corresponde ao imóvel solicitado, de fato, e evitar liberação equivocada de chaves;
- vinculação dos códigos ao cadastro dos imóveis no sistema interno escolhido da imobiliária.
Registro de quem pode solicitar as chaves
Será que todos os profissionais podem ter acesso às chaves?
Isso pode gerar uma insegurança nos processos internos e, até mesmo, um certo descontrole que leve a falhas nos processos.
Por isso, determine internamente quem está autorizado a, de fato, poder solicitar as chaves e que é necessário ter o registro de todos os envolvidos.
Isso requer alguns dados importantes no cadastro, entre eles:
- Nome do responsável;
- Registro CRECI;
- Contato do responsável (telefone e e-mail, caso a pessoa, por razões diversas, fique incomunicável em seu celular);
- Endereço do responsável.
Além disso, é importante cadastrar a assinatura do responsável. Assim, em caso de divergência se ele solicitou de fato aquele item ou não, será possível conferir o dado e tirar a dúvida.
Registro das motivações para retirada da chave
Outro ponto importante é tornar necessário comunicar o motivo pelo qual a chave está sendo retirada. Isso ajuda, por exemplo, a evitar problemas de condutas equivocadas por parte de profissionais com má intenção.
Por isso, ele precisa deixar claro se a retirada é para uma visita, sendo importante deixar registrado algumas questões que ajudam não só a evitar problemas, mas também a resguardar os profissionais.
Se a retirada é para visita, é interessante, portanto, deixar registrado o horário que ela acontecerá, quem é o corretor responsável e, também, os dados sobre quem vai realizar a visita (por exemplo, nome, documento e telefone do potencial cliente que solicitou a ida ao imóvel).
Com isso, caso aconteça algum tipo de problema, a imobiliária possui todos os dados para responder a uma eventual situação de crise. Se, por exemplo, criminosos quiserem agendar uma visita para cometer atos ilícitos no espaço, a necessidade do cadastro de visita inibe este tipo de situação.
Definição da data de entrega
Outro ponto é já deixar registrado na retirada da chave tanto a data e hora da retirada quanto o momento no qual ela deve ser devolvida. Isso ajuda a manter uma boa organização, inclusive, do calendário de visitas ou procedimentos a serem realizados no imóvel.
Por exemplo, se a chave foi retirada por um profissional para acompanhar um reparo feito pelo proprietário, deixar já programado quando será o retorno permite ter melhor organização para as agendas. Com isso, é possível manter uma boa gestão da agenda.
Além disso, é possível ter um controle se, por acaso, aconteceu alguma intercorrência não-comunicada. Se o corretor não devolver no prazo adequado e não tiver comunicado algum tipo de problema, os responsáveis podem acionar as medidas necessárias para compreender o que aconteceu.
Como funciona o empréstimo de chaves de forma manual?
É muito comum que imobiliárias que operam com sistemas tradicionais contem com empréstimos de modo manual, ou seja, contém planilhas digitais preenchidas na mão ou, até mesmo, em fichas em papel, para o controle do empréstimo.
Neste caso, é criada uma planilha para que seja preenchida com as informações que listamos, ao mesmo tempo que há um cadastro prévio, presente em outro documento ou sistema, com as informações sobre o imóvel e os profissionais.
Contudo, é um sistema com forte chances de falhas. Por exemplo, na correria do dia a dia, a pessoa pode não registrar o contato de quem pegou as chaves na planilha e, caso seja preciso, não será possível se comunicar com a pessoa para resolver a questão.
Além disso, são formas que possuem maior tempo para preenchimento e, com isso, podem prejudicar o andamento do dia a dia na imobiliária, ainda mais quando há um grande fluxo de entrada e saída de corretores no dia a dia.
Neste caso, com a transformação digital, tem se tornado cada vez mais importante contar com opções digitalizadas, mais eficientes e que reduzam os erros. Vamos entender melhor a seguir.
Como otimizar o processo de empréstimo de chaves na locação de imóveis com o IMOVIEW CRM?
O processo de empréstimo de chaves demanda, justamente, um maior cuidado para evitar falhas que possam colocar as rotinas do dia a dia em risco, seja de falhas que comprometam a confiança do cliente sobre seu negócio, seja de prejuízos financeiros de fato.
Nosso CRM permite que você possa ter uma gestão eficiente dessas questões, como você poderá acompanhar a seguir. Para isso, você deverá acessar o painel de chaves em nossa solução, no módulo de atendimento. Agora vamos a um passo a passo a seguir sobre o tema.
Acesse o painel de filtros
Os filtros são seus grandes aliados para encontrar rapidamente a informação das chaves que está buscando. Por exemplo, quer identificar quais as chaves estão na rua? Basta selecionar a opção no filtro e terá acesso a todas que estão emprestadas no momento.
Você pode combinar filtros para encontrar os itens de acordo com a sua necessidade e agilizar a conferência de informações e identificar quais são as questões que precisam ser resolvidas (por exemplo, um atraso na entrega das chaves).
Analise as informações presentes
Outro ponto importante que você conheça é identificar quais são as informações que podem ser apresentadas no seu dashboard. Estão entre elas:
- código da chave;
- imóvel (informações sobre código, tipo de transação, endereço);
- situação da chave (na rua, agendamento, na imobiliária, entre outros);
- data e horário de saída;
- data e horário de entrega;
- emprestado por qual funcionário;
- para quem foi emprestado;
- determinar as ações que devem ser realizadas a partir daí.
Alteração do empréstimo de chaves
Voltemos ao exemplo do empréstimo da chave, por exemplo, para realização de reparos em um condomínio. Se o reparo não foi finalizado e já passou o período de devolução das chaves, você pode fazer a edição do prazo para postergar o tempo do empréstimo.
Vale ressaltar que o sistema contém a auditoria de quando foi realizado a ação, qual ação foi realizada e por quem foi realizada.
Cancelamento do empréstimo de chaves
Vamos supor que há um agendamento de retirada de chave para uma visita, mas a pessoa entrou em contato com a imobiliária e cancelou? Você pode, então, mudar o status do agendamento e, assim, a chave não sai da imobiliária.
Neste caso, se surgir um novo potencial cliente, a chave está disponível no espaço para visitação, agilizando o processo, já que ela não terá saído.
Integração com o atendimento
Muitas vezes, as ações do dashboard de atendimento podem atualizar já o painel de chaves. Por exemplo, se uma pessoa solicitou, no contato com a empresa, uma visita, é possível já agendar nesse painel e, automaticamente, a aba de empréstimo de chaves é atualizada.
Com isso, é possível agilizar o processo. Mas, também, é possível gerar um empréstimo avulso no painel específico.
Cadastro de empréstimo de chaves avulso
Dentro do dashboard de empréstimo de chaves, você consegue cadastrar uma saída avulsa. Nele, você poderá informar o motivo da saída da chave (que, como já abordamos, pode ter motivos diversos, como a realização de um serviço no imóvel).
Como você viu, ter um painel exclusivo para acompanhar o empréstimo de chaves pode ajudar consideravelmente na gestão de um ponto chave da imobiliária: o acompanhamento de visitas no imóvel. Para isso, você pode contar com os sistemas da Universal Software.
Nós temos diversas soluções focadas para melhorar a gestão das imobiliárias e que vão te ajudar no dia a dia em diversos processos. Veja a seguir um pouco mais de algumas das nossas soluções.
- ADM: permite administrar de perto os imóveis que estão sob responsabilidade da sua imobiliária e ajuda na resolução de questões relacionadas com o tema. É possível cadastrar parceiro, geração de dimob, geração de nota fiscal, geração de contratos, identificar rentabilidade da carteira de imóveis, gerenciar prazos de comunicação de saída do imóvel, entre outros. Com isso, é possível ter uma melhor gestão completa da imobiliária;
- CRM: ajuda a ter um melhor relacionamento com o cliente, acompanhando todo o processo comercial, identificando a etapa de cada cliente no funil de vendas e aumentando as chances de fidelização do cliente a longo prazo, bem como também integrar os anúncios nos principais portais, aumentando a visibilidade de seus anúncios;
- Esteira Digital: promova um acompanhamento mais preciso de toda a cadeia de locação, desde o início do contato com a imobiliária até a realização do negócio. Com isso, você consegue gerenciar questões importantes, como análise de produtividade dos corretores, agendamento de vistorias, negociação de proposta, entre outros pontos importantes.
Com a Universal Software, você consegue ter um melhor gerenciamento da sua imobiliária, proporcionando maior eficiência nas prospecções e garantindo a satisfação tanto do proprietário quanto do locatário (ou comprador). Por isso, se você quer digitalizar a sua empresa, conte com a gente.
Nós ajudamos em todo o processo de implementação, considerando as peculiaridades e demandas da sua empresa.
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