Como gerenciar reforma e manutenção em imóveis alugados

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Gerenciar reforma e manutenção em imóveis alugados é um assunto que atormenta várias imobiliárias. Cuidar e administrar destes problemas não é uma tarefa fácil, principalmente quando sua carteira de imóveis ultrapassa a marca de 100 contratos. Algumas imobiliárias cuidam disso de forma excepcional, já outras nem tanto.

Imobiliárias que se preparam para cuidar de reforma e manutenção em imóveis alugados são mais bem sucedidas e encaram isso com naturalidade. Enquanto isso, as que não se preparam transformam seu próprio dia a dia, e de seus locadores e locatários, em um verdadeiro caos. O sentimento é de trabalhar como bombeiro, ou seja, ficar apagando um incêndio por dia.

Porém, se você parar pra pensar, esse pode ser um dos principais motivos da sua existência, tendo em vista que o locador contrata uma imobiliária justamente pra não ter dor de cabeça, certo?

Se isso faz sentido pra você, confira a seguir nossas dicas com boas práticas que ajudam a administração de imóveis a ser mais eficiente. Assim, controlar reforma e manutenção em imóveis alugados pode deixar de ser um problema e a locação passa a ser um setor rentável em sua imobiliária.

Tenha uma equipe a postos

É muito importante que você tenha profissionais parceiros cadastrados em sua imobiliária, para quando a reclamação surgir você já ter a quem recorrer. Uma dica muito importante é que você tenha mais de um profissional, de preferência vários, especializados em cada área, como:

• Pedreiro
• Bombeiro hidráulico
• Eletricista
• Pintor
• Chaveiro
• Jardineiro
• Dentre outros

Com o tempo você vai selecionando os melhores profissionais, que tem bons preços e que de fato resolvem os seus problemas. É muito comum também a imobiliária ter um “faz tudo”, um profissional que desempenha várias dessas funções descritas acima.

Para imobiliárias com carteiras de imóveis maiores, que tem um grande volume ou até mesmo para redes imobiliárias, é muito interessante ter um profissional ou departamento interno que atenda estas demandas.

Imagine a experiência que sua imobiliária proporcionaria aos clientes: Tanto para o locatário ao receber um profissional deste em casa, quanto para o locador, que sentiria muito mais segurança. Não existe nada mais desagradável para o locador do que receber uma ligação da imobiliária dizendo:

–  “Sr. João, o seu inquilino entrou em contato e o seu imóvel está com um vazamento e precisa ser resolvido com urgência.”
– “Vocês têm algum profissional pra me indicar, eu tenho o dia extremamente corrido e não tenho ninguém conhecido para fazer isso.”
– “Infelizmente não temos ninguém senhor.”

Esse pode ser o momento em que você perde um cliente, mesmo que no futuro. Quando ele precisou realmente da imobiliária, talvez não para resolver o problema mas pelo menos para indicar algum profissional, você não ajudou seu cliente.

Tenha um processo

O setor de administração é extremamente desgastante (eu sei, pois já vivi isso de perto). Locatários que exageram em suas reclamações chegando inclusive a faltar com respeito com os colaboradores da imobiliária, não é incomum. Receber essas reclamações por telefone não formaliza os problemas e acaba dando margem para que reclamações exageradas ocorram.

Para evitar que isso aconteça é interessante que a imobiliária tenha um processo bem desenhado para receber essas reclamações. Mesmo que o processo seja simples, como apenas enviar um e-mail com o histórico do problema ou preencher algum formulário.

Com isso você formaliza a reclamação, e isso é bom para todos os envolvidos.

Gestão das reclamações

Para gerenciar essas reclamações, você deve acompanhar de perto e gerar indicadores que vão lhe auxiliar no dia a dia. Vejam só alguns indicadores que você pode aplicar hoje mesmo em sua imobiliária:

Status da reclamação: Pendente, em andamento, não procede ou solucionado.

Assim você consegue acompanhar se todos os problemas estão sendo tratados até sua solução. Assim, você garante a satisfação de todos os seus clientes.

Natureza da reclamação: Elétrica, hidráulica, pintura, vazamento, etc. Aqui, quanto mais enxuto você for, melhor será seu indicador.

Sabendo quais problemas são mais recorrentes, você pode buscar mais profissionais especializados em cada área.

Data: Coletando a data da reclamação você conseguirá acompanhar quais são os períodos que possuem mais reclamações e identificar uma possível sazonalidade, para agir preventivamente.

 

Por exemplo, em épocas de chuva enviar um comunicado para seus clientes sobre a limpeza das calhas, para evitar infiltrações.

Histórico no sistema

É extremamente importante que você registre o histórico de todas as reclamações junto com o imóvel. Com um sistema imobiliário para administração, você consegue acompanhar essas reclamações e recorrer a esse histórico de forma simples e rápida, sempre que necessário. E confie em mim, você vai precisar recorrer à essas informações com muita frequência, para dar um bom feedback ao seu cliente.

Se você não tem um sistema ainda, não deixe de registrar estes históricos na pasta do imóvel, na planilha, enfim… o importante é que fique registrado.

Quero um sistema que gerencie as manutenções de imóveis

Conclusão

Espero que estas dicas lhe ajudem a mudar a maneira como encara as manutenções dos imóveis em sua imobiliária. Assim, poderá melhorar a sua prestação de serviço. Desta forma, vai agregar mais valor, conseguir melhores honorários e exclusividade. E o mais importante: elevar a profissão imobiliária a um outro nível, fazendo que as imobiliárias sejam reconhecidas pelo profissionalismo.

Se você tem alguma dica de como gerenciar reforma e manutenção em imóveis alugados, compartilhe com a gente também. Afinal, gostamos muito de compartilhar boas práticas com o mercado imobiliário.