Conheça como organizar os documentos de forma eficaz

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Contratos, propostas, informações financeiras e cadastro de clientes são apenas alguns dos exemplos de documentos que são gerados diariamente por uma imobiliária. Estamos falando de arquivos digitalizados e em papel que devem ser gerenciados para que essas informações não sejam perdidas e possam ser usadas posteriormente.

Pensando nisso, é fundamental determinar processos de trabalho que servem para delinear como organizar os documentos. Essa atividade é essencial para manter um histórico das transações e proteger a empresa em caso de fiscalizações.

Portanto faz sentido, investir tempo e recursos para otimizar a gestão de documentos. Pensando em ajudá-lo na gestão do negócio, elaboramos este conteúdo com dicas para otimizar esse processo. Ficou interessado? Então continue lendo!

Qual é a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma rotina estratégica para empresas de todos os portes e ramos de atuação. Portanto, faz sentido que esse conceito seja implementado também no setor imobiliário.

O seu propósito é garantir que os arquivos, físicos ou digitais, sejam mantidos com segurança e que seja possível realizar a sua consulta sempre que necessário. A ideia é garantir que as informações estejam acessíveis e, ao mesmo tempo, minimizar os riscos.

As imobiliárias que buscam desenvolver esse processo contam com um diferencial competitivo importante, uma vez que simplifica a gestão do negócio como um todo. Contudo, é preciso investir em melhorias para conquistar esse resultado.

Quais documentos são gerados por uma imobiliária?

Documentos imobiliários são produzidos de forma constante. Mesmo empresas iniciantes lidam com um volume grande de registros. Além de conhecer os principais tipos é fundamental entender qual é o seu impacto no processo.

Documentos do imóvel

A imobiliária também pode solicitar acesso aos documentos do bem em negociação como a escritura, certidão de inteiro teor e o registro do imóvel. Essa verificação ajuda a garantir que não há impedimentos para a venda e que as informações estão corretas e atualizadas. Esse cuidado ajuda a evitar surpresas que podem impactar a transação de compra e venda.

Proposta

Geralmente, o valor de venda de imóveis pode ser negociado com as pessoas que demonstram interesse em fechar negócio. Por isso, é fundamental manter um controle desses registros que devem ser repassados para o proprietário do imóvel em questão.

Essa documentação consta dados pessoais que podem ser usados para realizar avaliação de crédito e outras consultas pertinentes. Inclusive, esse tipo de registro já entra no mérito da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e deve ser mantido com os devidos cuidados.

Contratos

Como uma imobiliária negocia imóveis, os principais documentos são seu acervo são contratos de venda e contratos de locação desses bens. Como a imobiliária age como intermediária nesse tipo de transação é comum a cobrança de um comissão que incide sobre o preço de venda.

Todas as condições devem estar descritas detalhadamente para que ambas as partes conheçam as suas obrigações e direitos. Já o serviço de administração de aluguel é uma comodidade para os proprietários que desejam contar com profissionais qualificados para executar corretamente esse processo

Comprovantes Financeiros

A imobiliária também lida com o recebimento de recursos financeiros e a sua destinação aos proprietários dos imóveis em caso de locação. Portanto, é essencial fazer uma gestão adequada dessa movimentação para ter a confirmação dos pagamentos.

Essa informação também é útil para determinar quando há atrasos que, para serem solucionados devem contar com um processo de cobrança de dívidas. Assim, é fundamental que esses registros sejam mantidos para fins de prestação de contas e fiscalização.

Como organizar os documentos na prática?

Existem várias inciativas que propõem métodos para otimizar a gestão dos documentos imobiliários. Nós listamos algumas dessas ideias para que você identifique quais se adequam melhor ao seu negócio.

Padronize a nomenclatura dos documentos

A adequação da nomenclatura é mais comum quando consideramos arquivos digitais, porém nada impede que esse conceito seja adaptado para o uso em arquivos físicos. A ideia é criar um padrão no qual seja possível identificar do que o documento se trata.

Nesse caso, o uso de siglas para cada documento e numeração ajudam a manter essa ordenação. Também é possível atribuir um código ao imóvel, assim, todos os arquivos relacionados a cada imóvel usam esse mesmo número e podem ser localizados com facilidade.

Organize o fluxo de documentos

É normal que um documento passe por diversas mãos dentro da empresa. Cada registro é destinado a departamentos diferentes ou requer validações que são feitas pelo gestor. Assim, recomendamos criar um fluxo que determina:

• quem deve ter acesso ao documento;
• qual é o prazo destinado a análise das informações;
• quando o documento deve ser migrado para o arquivo; e
• quem é o responsável pela guarda e organização dos documentos.

Essa medida contribui na localização de arquivos, principalmente aqueles devem ser mantidos por longos períodos de tempo.

Procure investir em tecnologia

Existem diversos sistemas disponíveis no mercado. Essas soluções são desenvolvidas de forma personalizada pensando nas características da gestão de uma imobiliária. A ideia é automatizar essa rotina com o intuito de minimizar a incidência de erros e retrabalho.

Essa é uma solução que economiza tempo e permite que a equipe possa se concentrar em atividades de caráter estratégico. Essa é uma vantagem que permite dedicar atenção ao relacionamento com os clientes e possibilita o aumento da produtividade.

Inclusive, essas ferramentas já contam com mecanismos que garantem a segurança das informações que vão além da simples digitalização. Hoje, sistemas de armazenamento em nuvem, podem ser acessados remotamente e as informações podem ser compartilhadas entre dispositivos. Dessa forma, todo o processo se torna mais simples e eficiente.

Quando a empresa precisa de um sistema gestão eletrônica?

Boa parte do processo de venda e aluguel de imóveis é feito online. Os interessados podem consultar o anúncio, entrar em contato com o vendedor e negociar o preço pela internet. Portanto, faz sentido que o fluxo de documentos conte com a mesmo agilidade e praticidade.

O objetivo é ajuda é tornar a imobiliária mais eficiente e capaz de competir com a concorrência. Por isso, saber como organizar os documentos imobiliários é apenas o primeiro rumo a uma gestão cada vez mais qualificada.

Se você quer compartilhar conosco a sua experiência com essa atividade, basta deixar um comentário no campo abaixo. Não perca tempo, nos queremos ouvir a sua opinião!