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Vamos parar para analisar: Se o corretor de imóveis vende informação, qual o bem mais valioso que você tem em sua imobiliária? Isso mesmo, suas informações. Por isso mesmo, evitar o vazamento de informações, tanto da sua base de clientes quanto de imóveis, é um grande desafio do mercado imobiliário. Sabemos que o vazamento de dados pode causar prejuízos enormes para sua empresa, logo, trabalhar para evitar que isso aconteça é papel fundamental do gestor da imobiliária.
Ainda assim, muitas imobiliárias ainda ainda não estão preocupadas ou fazendo ações efetivas para proteger suas informações. Por isso, elaboramos este artigo, com algumas dicas úteis e explicações práticas para você proteger os dados da sua imobiliária.
Sistemas são seguros?
A primeira coisa que você precisa entender é que a tecnologia não precisa estar acompanhada de aumento nos riscos de perder informações, como muitas pessoas ainda pensam. Hoje, todas as empresas dependem da tecnologia, que se tornou totalmente indispensável em qualquer negócio. O que você precisa se atentar é em escolher ferramentas confiáveis. Por isso, não contrate o primeiro sistema que te oferecerem sem antes pesquisar muito sobre ele e sobre a empresa. Sistemas são seguros sim, e sem eles é praticamente impossível trabalhar, mas nem todos. Por isso, saiba escolher o melhor sistema para você e sua empresa.
Integrações
Ao contratar um sistema, verifique se a empresa oferece soluções completas e possibilidades de integrações. Concentrar seus dados em sistemas de uma mesma empresa, evita que eles fiquem hospedados em vários locais diferentes, o que contribui para manter a segurança de seus dados, e pode também trazer complicações como inconsistência de informações, devido a falhas na integração entre diferentes empresas.
Além disso, as integrações podem facilitar sua vida, otimizando processos e economizando tempo.
Permissões no sistema
Se você tem diferentes pessoas na equipe, exercendo diferentes funções atreladas a seu setor de vendas ou locação, faz todos sentido que cada uma delas tenha diferentes permissões e acessos no sistema, não é mesmo?
Por isso, uma dica importante é escolher um sistema que permita este tipo de função e em seguida, gastar um tempinho configurando o que cada pessoa da pessoa terá permissão para ver e até mesmo alterar.
Auditoria
Ter o controle de tudo que seus funcionários e corretores fazem no sistema pode ser útil em duas situações:
1º) Para inibir eventuais vazamentos de dados, uma vez que sabendo da auditoria, sua equipe saberá que todas as ações realizadas serão registradas;
2º) Para apurar situações como alterações em cadastros. Se filho feio não tem pai, com o recurso de auditoria no sistema, ele passa a ter. Você saberá quem fez, onde fez e quando fez qualquer tipo de alteração.
Esta é uma ferramenta extremamente eficaz em imobiliárias.
Site e hospedagem confiável
Pense comigo, no seu site estão todos os dados da sua carteira de imóveis, os dados dos leads que preenchem formulários, etc. Por isso, além dos sistemas, você também precisa se atentar a contratação de seu site. Muitas vezes, os gestores de imobiliárias acabam optando por contratar o mais barato, sem se preocupar com a segurança. Este, porém, é um erro terrível. Ao contratar uma empresa sem credibilidade, você corre riscos como: ter seu site desenvolvido de forma vulnerável (sujeito a invasões e ataques), por profissionais sem conhecimentos de técnicas de segurança, e sem nenhuma segurança em relação a integridade de seus banco de dados, por exemplo.
Termo de confidencialidade
Mesmo com as configurações de permissão e auditoria, você vai precisar de confiar na sua equipe, pois muitos deles precisam acessar dados confidenciais da sua imobiliária para realizar suas tarefas cotidianas. A recomendação do nosso Diretor de Tecnologia Gleidison Bertolini, é que as imobiliárias acordem termos de confidencialidade com esses funcionários. Segundo ele, “é importante o termo de confidencialidade a fim de resguardar os dados da imobiliária. É uma forma de garantir que não haja desequilíbrio no relacionamento, e também de que não ocorram ganhos financeiros somente para um lado, ou ainda para impedir a concorrência desleal e até mesmo a concorrência direta no mercado.”
Além de aumentar o grau de comprometimento dos colaboradores com a segurança da informação, esse cuidado também dá proteção legal à empresa no caso de vazamentos de dados.
Treinamentos
Se achar necessário, invista também em treinamentos para sua equipe. Os colaboradores não podem, por exemplo, criar uma senha difícil e, depois, deixá-la anotada em um pedaço de papel sobre a mesa. Ou, ainda, compartilhar a senha com colegas e amigos do escritório. O treinamento, além de ensinar aspectos técnicos da proteção de dados, poderá ajudar sua equipe a entender as ameaças virtuais e os graves prejuízos que podem causar à empresa caso não cumpram as medidas indicadas para proteção dos dados.
E você, está preocupado com a segurança de dados em suas imobiliárias? Ou nunca tinha parado para pensar no assunto? Ficou com alguma dúvida? Deixe nos comentários abaixo e poderemos ajudá-lo.
