Como escrever um e-mail profissional: Guia para corretores de imóveis

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Você quer aprender como escrever um e-mail profissional? Separamos para você algumas dicas importantes para que seus e-mails gerem os resultados que você espera.

A internet é o segundo meio de comunicação usado mais frequentemente pelos brasileiros, atrás da televisão e à frente do rádio, segundo a”Pesquisa Brasileira de Mídia 2014 – Hábitos de Consumo de Mídia pela População Brasileira. O e-mail é uma forma de comunicação muito antiga, até mais antiga do que a internet que conhecemos hoje. A primeira mensagem de e-mail foi envia em 1973 enquanto a internet só começou a se desenhar em 1980 e não era nada parecida com a internet que vivemos hoje.

Pessoas em geral possuem até duas contas de e-mail em média e com elas se cadastram nos demais serviços como as próprias redes sociais. Hoje é praticamente impossível encontrar alguém que não possua e-mail. No ambiente profissional então, esse número pode chegar a zero. Porém, mesmo que o e-mail esteja sendo utilizado há anos, por praticamente toda população, ainda é normal encontrarmos diversos erros na troca de e-mails profissionais.

O corretor de imóveis é um dos profissionais que precisa lidar com essa ferramenta diariamente, sendo ela também um poderoso canal de negociação e vendas. Por isso, criamos esse guia, que explicará o passo a passo como criar um e-mail profissional.

Assunto

Muitas pessoas ignoram o campo “assunto” ao escrever um e-mail profissional, preenchendo-o com frases soltas e aleatórias ou mesmo o ignorando e o deixando vazio. Porém, este é um grande erro. O “assunto”, junto com o nome do remetente, é o primeiro contato que o destinatário estabelece com a mensagem. É por meio da leitura desta linha que ele toma conhecimento do que se trata o texto e decide se irá abrir o e-mail ou não.

Por isso, as principais dicas de como escrever um e-mail profissional são:

• Não deixe o campo vazio;
• Não utilize caixa alta (maiúscula);
• Evite escrever palavras soltas como “urgente”, “grátis”;
• Evite o excesso de pontuações como “???” ou “!!!”;
• Pense na mensagem que você quer transmitir para escolher o assunto certo.

Conteúdo

Aqui é onde você descreve a mensagem propriamente dita. Existem algumas dicas que poderão ajudar seu e-mail a ser mais profissional, como:

• Seja objetivo: evite e-mails longos e cansativos, com muito texto. Se o assunto for longo e realmente for necessário ter mais textos, divida o conteúdo em parágrafos ou subtítulos;
• Não escreva em caixa alta, isso transmite a impressão de que você está gritando e sendo grosseiro;
• Sempre inicie a mensagem com um cumprimento como “Bom dia” ou “Boa tarde”;
• Tenha atenção ao tratamento no início do e-mail como “Senhor”, Senhora, ou como o cliente prefere ser chamado;
• Utilize as ferramentas de negritar ou sublinhar para destacar as partes importantes;
• Seja cordial e utilize expressões como “atenciosamente”, “por favor”, “obrigado”, “você se importaria”, etc;
• Evite gírias e abreviações;
• Revise o texto antes de enviar para não cometer erros de português ou digitação;

Dica: É importante lembrar que e-mail é considerado documento, e por isso é preciso tomar muito cuidado com aquilo que escreve e de que maneira expressa suas intenções no e-mail.

Assinatura

Se você trabalha em uma imobiliária que possui uma identidade visual estruturada, provavelmente você já tem uma assinatura de e-mail padrão, com a marca da empresa. Se este não é o caso ou você trabalha de forma autônoma, não tem problema. É possível ter uma assinatura simples e ainda assim profissional. Você pode ter um assinatura composto só por texto, informando seu nome e sobrenome, cargo e contatos.  

Se você pensa em criar uma assinatura padrão ou uma simples, as dicas abaixo valem para as duas opções:

• Confira se os telefones estão corretos e só informe aqueles em que realmente o cliente conseguirá falar com você;
• Não utilize negrito, itálico, fontes coloridas ou cores diferentes;
• Evite colocar muitos números de telefone: Escolha no máximo dois números. Por exemplo: Telefone fixo | Telefone celular. Ou apenas o número principal.
• Não utilize frases motivacionais ou religiosas: Elas podem ser mal interpretadas e não é todo mundo que irá ter a mesma opinião ou gostar de coisas do tipo.
• Meio de comunicação: Coloque o Skype, WhatsApp  e outros programas de comunicação apenas se você os utiliza diariamente e irá aceitar quem te adicionar.

Anexos

É muito comum que corretores precisem enviar muitos anexos para seus clientes como documentos e fotos de imóveis. Se você tem um sistema que permite o envio desses e-mail de forma automatizada e organizada, ótimo! Será uma verdadeira mão na roda. Mas se precisa montar seus e-mails manualmente, veja essas dicas:

• Não envie arquivos pesados, pois o e-mail pode nem sair da caixa de saída e o cliente pode ter dificuldade em carregar os anexos, principalmente no celular;
• Sempre que enviar um anexo, informe no corpo do e-mail e liste quais são esses arquivos;
• Nomeie os arquivos com os nomes adequados, de forma que fique fácil pra você e para o destinatário o que se refere cada arquivo. Por exemplo: contrato_aluguel_345 ou foto01aptoBh.
• Depois de detalhar que está enviando o arquivo em anexo, verifique se realmente anexou. Se você utiliza o Gmail, ele te lembrará caso escreva a palavra “anexo” e não coloque nenhum anexo.

Dicas Extras:

Além das dicas por etapa no processo de como redigir um e-mail profissional, listamos também algumas outras dicas e boas práticas gerais que tornarão seu e-mail mais profissional. Confira:

• Utilize um e-mail com domínio da sua imobiliária, por exemplo joao@imobiliariadojoao.com.br Se não for possível, e você precisar criar um e-mail gratuito, escolha um nome neutro para seu e-mail, sem apelidos, números ou frases. Evite contas como “marialindinha2004@” ou ““anainlovecomjoaolindo”.
• Verifique os destinatários antes de enviar o e-mail para não correr o risco de enviar a mensagem para a pessoa errada.
• Responda seus e-mails em até 24h;
• Se for enviar o link de algum imóvel de seu site, para evitar mandar aqueles links enormes, utilize um encurtador de link como o bit.ly e o goo.gl
• Organize seus e-mails por pastas ou categorias;

Conclusão

Escrever um e-mail profissional pode ser mais simples do que você imagina. Porém, é necessário ter atenção e seguir algumas dicas e boas práticas para transmitir exatamente a mensagem que deseja, garantindo que o destinatário tenha uma boa experiência ao trocar e-mails com você.

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