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O sistema de locação de imóveis é um software desenvolvido com enfoque na administração de imóveis, o sistema contém várias vantagens como análise do motivo de rescisões, automação de processos, redução de custos e avisos tanto para o locador, quanto para o locatário.
Se você trabalha com administração de imóveis, seja há muito ou pouco tempo, já sabe que esta é uma atividade que da muito trabalho e pode tomar muito tempo da sua equipe. Por isso, utilizar um software de gestão e administração de imóveis, tornou-se imprescindível para se trabalhar com setor de locação.
Isso quer dizer que, se você administra dez ou mil imóveis, precisa de um sistema para te ajudar a gerenciar encargos, IPTU, seguro incêndio, repasses e todas as outras rotinas da administração de imóveis.
Mas, o que considerar ao contratar um sistema de locação?
Relação Custo X Benefício
Quanto um sistema vai custar para minha empresa? Na maioria das vezes esta é a primeira pergunta feita pelos donos de imobiliárias, sem considerar os benefícios que o software poderá gerar. O sistema seguramente será a principal ferramenta de gestão do setor de locação, e sua implementação deve ser considerada um investimento e não um custo. Por isso, é fundamental que você analise quais funcionalidades contidas no produto atendem suas necessidades e que trarão benefícios como: redução de custos, diminuição de tempo de operações básicas, eliminação de retrabalhos, aumento da eficiência do atendimento aos seus clientes e aumento de competitividade, e faça as contas do quanto poderá economizar. Lembre-se de checar que o sistema realmente te atenderá com todas as rotinas da administração de imóveis.
Integrações
Um sistema precisa conversar com outros canais para se tornar ainda mais útil. Verifique se o software possui esta flexibilidade e permite integrações com sistemas de emissão de nota fiscal eletrônica, boletos, portais e até mesmo outros sistemas.
Um software que não conta com o recurso de integração, será ineficiente em alguns processos, pois exigirá que você faça alguns trabalhos de forma manual, um a um, ou até mais de uma vez. Esteja atento a este item!
Parametrização
Parametrização é o processo de decisão e definição dos parâmetros necessários para uma especificação, possibilitando que cada empresa faça alguns ajustes, de acordo com suas políticas, normas, processo, etc.
Certamente você gostaria de adquirir um produto que atenda 100% as necessidade de sua empresa, contudo, os sistemas de gestão e administração possuem características próprias e distintas, e é através da flexibilidade, parametrização e disponibilidade de se desenvolver particularidades, que a empresa fornecedora de sistema irá tentar alcançar ao máximo este percentual.
Tecnologia
Determine as reais necessidades da empresa e recursos oferecidos pela tecnologia a ser adquirida. Envolva neste processo funcionários que estarão diretamente envolvidos com os benefícios gerados pelo sistema, que vão utilizá-lo no dia a dia. Se necessário, procure assessoria de especialistas em informática para assessorá-los à escolher a melhor arquitetura tecnológica ou identificar as deficiências que poderão apresentar.
Legislação
As constantes mudanças em nossa Legislação Tributária promovidas pelo governo, obrigam as empresas a realizarem rápidas mudanças em seus processos. Certifique-se de que o produto está adaptado à nossa legislação e principalmente a garantia de atualização constante em função de alterações em nossa legislação. Este acaba se tornando um fator importante, uma vez que a administração de imóveis lida diretamente com a legislação como, IRRF, DIMOB, IPTU, IRPJ, etc.
Segurança
Verifique se a linguagem utilizada para desenvolvimento do software é utilizada e aceita. A liberdade de escolha do fornecedor do banco de dados a ser utilizado pela aplicação também é um fator importante, primeiro pela segurança e integridade, uma vez que nele estarão gravadas todas suas informações de negócio, e segundo pelo custo de aquisição, que poderá superar o custo do hardware.
Para garantia da integridade e segurança das transações, o software deve oferecer condições de rastreabilidade, disponibilizando aos administradores do sistema, recursos que permitam identificar que usuário executou determinada operação.
Fique atento também a confiabilidade da empresa que você está contratando. Empresas de software não podem se recusar a te passar o banco de dados, caso você solicite ou deseje cancelar o sistema.
Indicação
Verifique a reputação do sistema e da empresa que irá fornecê-lo no mercado. Há quanto tempo ela atua, quem são seus clientes?
Pesquise no site, redes sociais e site de reclamações. Hoje em dia, a maioria de clientes e usuários insatisfeitos expõem suas opniões e experiências na internet.
Se possível, entre em contato com imobiliárias que já utilizam o sistema e busque o máximo de referências sobre o produto. Procure identificar empresas que tenham o mesmo perfil e verifique quais funcionalidades de seu negócio não puderam ser atendidas e qual solução foi oferecida pelo fornecedor. Procure saber através das referências se a empresa que fornece o software tem um setor de suporte eficiente, seja ele online ou por telefone.
Implantação e treinamento
Uma implementação de Sistema de administração de Imóveis é normalmente um processo que envolve todas as áreas de sua empresa, direta ou indiretamente, por isso é importante que você exponha suas limitações e seus problemas, da mesma forma que você deve ter ciências das limitações do fornecedor.
O prazo e o custo de implantação variam de acordo com as necessidades da empresa e dos recursos disponibilizados (equipamentos e pessoal). Exija do fornecedor um cronograma detalhado, com definições claras de cada fase da implantação, elaborado em conjunto com seus funcionários. Certifique que a equipe de implantação estejam atualizados sobre o software, e que os mesmos estão comprometidos com a cultura da empresa de oferecer bons produtos.
O treinamento também é fundamental num processo de implantação de sistema de administração de imóveis em uma imobiliária, pois visa qualificar seus funcionários a extraírem e aproveitarem ao máximo os recursos oferecidos pelo software.
Conclusão
Todos nós sabemos que a implantação de qualquer software, seja um CRM, de administração de imóveis ou outro, é muito desgastante tanto no sentido financeiro como pessoal. Financeiro porque só veremos o resultado a médio longo prazo, e pessoal porque naturalmente os funcionários acabam se acomodando naquilo que eles já fazem a algum tempo e não gostariam de mudar. Por isso, escolha bem o sistema para que este processo seja o menos doloroso possível, e acabe mostrando valor para sua imobiliária e sua equipe.
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