Descubra as melhores formas de fazer o repasse de aluguel

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As imobiliárias têm uma série de funções importantes administrativas que precisam ser realizadas com cuidado para evitar problemas tanto com inquilinos quanto com proprietários. Principalmente, porque eles são intermediários que fazem o repasse de aluguel cobrado de quem loca para o locador e, por isso, o cuidado com os processos financeiros são fundamentais.

Como esse é um tema importante para o dia a dia dessa área, preparamos um guia completo sobre as melhores formas de fazer o repasse de aluguel. Veja a seguir tudo que você precisa sobre o assunto e tire suas dúvidas.

Qual a importância de ter uma boa gestão de repasse dos valores do aluguel?

Uma boa imobiliária precisa ter uma boa administração de imóveis para conseguir proporcionar uma melhor experiência para todos os envolvidos. Afinal, quando um proprietário deixa o imóvel sob administração de uma empresa desse setor, a ideia é, justamente, minimizar dores de cabeça para que a empresa cuide da melhor forma de todos os trâmites da locação.

Por isso, a imobiliária que deseja proporcionar a melhor experiência para o cliente precisa focar em minimizar qualquer tipo de estresse para ele e isso passa pelo ponto mais essencial: garantir que os valores cheguem nos prazos certos para os proprietários.

Por isso, é importante estar atento. Muitas empresas da área tendem a demorar dias, até mesmo semanas, para realizar o repasse de aluguel para o proprietário, que, muitas vezes, tem a locação como fonte principal de renda. Há, ainda, aquelas que tendem a cometer tantos erros que só enviam os valores quando a pessoa cobra.

Com isso, a tendência é que, no final da vigência do contrato, ela leve o imóvel para um concorrente ou, até mesmo, entre com ações judiciais para conseguir os repasses nas datas corretas.

As ações judiciais podem acontecer, principalmente, porque essa retenção do valor pode ser enquadrada como apropriação de coisa alheia móvel, que é tipificado no Art. 168 do Código Penal. Ou seja, os gestores responsáveis podem sofrer processos penais e pode gerar reclusão de 01 a 04 anos de reclusão e multa.

Da mesma forma que é preciso evitar falhas, é importante proporcionar melhores experiências para o proprietário. Por isso, investir não só em cumprir os prazos, mas proporcionar agilidade nos repasses é fundamental.

Isso proporciona maior confiança da pessoa em relação ao seu negócio. Com isso, a tendência é que ela deixe o imóvel sob responsabilidade em seu negócio e, também, indique sua imobiliária para outras pessoas que podem recorrer ao seu negócio para este fim.

Quantos dias a imobiliária tem para repassar os valores?

Segundo o Art. 168 do Código Penal, a imobiliária tem um prazo entre 3 a 5 dias úteis para realizar o repasse de aluguel. Normalmente o prazo pode demorar porque, em alguns casos, a empresa gira o dinheiro para o pagamento das contas e investimentos, mas não pode passar deste período, ou pode cair nos casos de ações jurídicas.

Vale ressaltar que existem imobiliárias que trabalham com dias fixos para pagamento. Exemplo: Todo dia 25, não necessariamente ela precisa trabalhar após x dias do recebimento do aluguel.

Esses casos são mais comuns quando a imobiliária trabalha com o aluguel garantido, assim o proprietário tem uma segurança maior que no dia acordado receberá o valor do seu aluguel.

Quais as principais falhas cometidas no repasse de valores de aluguel?

Um ponto importante, portanto, é ficar atento para não cometer as principais falhas no repasse dos valores de alugueis para os proprietários. Afinal, você não quer perder clientes e sofrer sanções judiciais na área cível e penal, não é mesmo?

Confira a seguir as principais falhas cometidas neste processo e tire suas dúvidas.

Atraso no repasse de aluguel

Esse é o erro mais comum e um dos que mais compromete a experiência do cliente com a sua imobiliária. O atraso no pagamento, mesmo que dentro do prazo entre 3 a 5 dias úteis, pode causar uma sensação desconfortável para o cliente.

Afinal, normalmente os prazos de pagamento por parte do locatário são próximos das principais contas do mês (água, luz, condomínio, entre outros). Por isso, o atraso compromete a gestão financeira do proprietário e eles evitam imobiliárias que geram este tipo de problema, já que, para muitos proprietários, essa é a principal (e, em alguns casos, até mesmo a única) fonte de renda.

Os atrasos, portanto, causam muitos prejuízos para a vida do proprietário e é preciso que a imobiliária evite este tipo de situação e prejudique a vida do seu cliente.

Não se comunicar com o cliente em caso de atrasos

Os contratos entre imobiliária e proprietários configuram relações de longo prazo. E, por isso, é muito importante que você atue de forma a nutrir essa relação, para evitar atritos que podem acabar com essa parceria.

Como falamos, a imobiliária é um facilitador para o proprietário, intermediando questões burocráticas que afetariam o dia a dia da pessoa. Por isso, quanto mais você facilita os processos do dia a dia, mais satisfeitos eles ficam.

Problemas podem acontecer, afinal, questões inesperadas podem acontecer. Contudo, é preciso que seu negócio tenha uma política de transparência com os clientes. Então, se ocorrer qualquer tipo de problema que não possa ser contornado no momento, seja sincero para resolver a questão.

Com isso, é possível estabelecer uma comunicação aberta e transparente entre as partes e, mesmo diante de problemas, a pessoa não terá desconfiança em relação ao seu negócio.

A comunicação tem uma importância maior ainda quando são casos em que o proprietário tem vários imóveis com a imobiliária, um bom software de administração de imóveis pode auxiliar com as automações de recebimento de aluguel.

Onde automaticamente é enviado uma mensagem personalizada por e-mail, whatsapp ou sms quando quitado o recebimento do aluguel.

Confundir valores

Principalmente quando há mais centenas ou milhares de imóveis presente carteira de alugueis da imobiliária, pode acontecer a falha de repassar o valor do aluguel de forma equivocada, ou seja, com valores a menos ou, até mesmo, a mais.

Isso acontece, muitas vezes, por falta de conferência das informações antes de realizar o pagamento. Com isso, as falhas podem afetar tanto o cliente (que pode receber a menos do que o esperado) quanto a empresa (quando o pagamento é feito com um valor acima e é preciso negociar com o cliente para devolver o valor).

Não contar com sistemas seguros de repasse de aluguel

Os softwares estão cada vez mais presentes nas rotinas de imobiliárias e, de fato, eles são altamente vantajosos para otimizar as questões administrativas. Contudo, quando você utiliza  um sistema que automatiza o pagamento, em caso de falhas, os pagamentos podem não ser realizados.

Por exemplo, por algum problema na atualização do sistema, envios podem não acontecer e só vai ser percebido, caso não seja feita a conferência, ou quando o cliente reclamar.

Por isso, é sempre fundamental buscar softwares de empresas confiáveis e que ofereçam atualizações e suporte em caso de bugs. Com isso, evita-se falhas que possam proporcionar este tipo de problema.

Quais as melhores formas de realizar o repasse de aluguel?

O repasse dos valores de aluguel da empresa para os clientes pode ser feito de diversas formas, escolhendo as opções mais confortáveis para a empresa e para os proprietários. Vamos conferir a seguir quais são as melhores formas e tire suas dúvidas.

Cheque

Nesse caso, é emitido um cheque que será entregue (ou deverá ser retirado) pelo proprietário. Essa era uma modalidade tradicional, que alguns negócios ainda adotam, mas pode causar problemas de controle de fluxo de caixa, principalmente se o proprietário demorar em fazer a compensação.

TED ou DOC

Outra possibilidade é realizar a transferência de forma manual da conta da imobiliária para o proprietário (feita por TED, quando são instituições bancárias diferentes ou por DOC, quando é feita para a mesma instituição bancária). Atualmente é a forma mais utilizada pelas imobiliárias para realizar o repasse de aluguel.

Dinheiro

Nesse caso, a pessoa deve buscar o valor em dinheiro na imobiliária. A desvantagem é precisar ter altos valores disponíveis no local, o que chama atenção de criminosos. Ainda é uma forma muito utilizada em cidades no interior.

Pix

O Pix vem substituindo o processo que anteriormente era realizado por TED-DOC. Ainda assim, a transferência deve ser feito de modo manual nessa possibilidade por muitos bancos ou instituições financeiras não terem integrações ou não ter a disponibilidade de realizar o envio em lote.

Split de pagamentos

O split de pagamentos é uma forma de automatizar o processo, sem a necessidade de intervenção humana. Com integração com a instituição bancária em que a imobiliária possui conta, é possível que, em determinada data, o pagamento possa ser feito de forma automatizada, evitando atrasos.

Para isso, é importante que você tenha uma solução que permita essa integração de forma segura, sem falhas e que tenha protocolos que impeçam o contato das suas informações bancárias por terceiros.

Com isso, na data configurada na plataforma, o valor é transferido para o cliente, proporcionando agilidade. Se ocorrer alguma mudança no cadastro da pessoa (por exemplo, mudança de conta bancária), essa informação é atualizada automaticamente (lembra-se dos erros das planilhas? Pois é, não vão acontecer aqui). Com isso, é possível agilizar os processos e garantir melhores resultados para o seu negócio.

Além de automatizar o repasse de aluguel, também é possível automatizar o recebimento do aluguel com a geração dos boletos através dessa modalidade.

Por que parar de contar com o repasse de aluguel manual?

Muitas imobiliárias trabalham com modelos antigos, de repasse de aluguel manual. Isso é feito por meio da transferência feita caso a caso pelo profissional responsável, seguindo, normalmente, uma planilha com os dados de cada um dos clientes.

Contudo, esse é um processo que possui grandes chances de falhas, além de ter uma série de desvantagens. Vamos ver as principais a seguir.

Redução de produtividade

Um dos primeiros problemas é que, quando o processo é feito de forma manual, caso a caso, pode-se reduzir consideravelmente a produtividade do profissional no dia a dia. Ainda mais se entrar um maior volume de clientes, isso pode proporcionar um maior trabalho para o responsável.

Com isso, o tempo dedicado para gerar um relacionamento mais próximo, fidelizado e de confiança estará comprometido. Além disso, é preciso que a pessoa esteja sempre atenta para atualizar todas as informações da planilha.

Maior chance de erros

As operações realizadas de forma manual tendem a ter uma maior chance de erros. Isso é muito comum, principalmente, porque um erro de digitação em um dado bancário pode gerar falhas nos processos.

Além disso, se a planilha não estiver atualizada constantemente (por exemplo, caso o responsável esqueça), não será possível fazer o repasse de forma adequada. Até que possa ser realizada a atualização, isso pode comprometer fortemente os pagamentos.

Prejudica a confiabilidade da imobiliária

Como há mais chances de erros quando falamos em ações feitas de forma manual, os problemas podem acontecer com maior frequência. A longo prazo, isso prejudica a confiabilidade do negócio com o cliente, atrapalhando o vínculo duradouro que deveria existir.

Como a Universal Softwares pode ajudar no controle do repasse de aluguel?

Se você quer um software de gestão de imobiliária completo, seguro e com funcionalidades essenciais que vão tornar sua imobiliária líder na sua região, conte com a Universal Software.

Nós ajudamos as imobiliárias tradicionais a aderirem os processos de transformação digital e ter diversos benefícios, entre eles:

• acompanhar de perto todos os atendimentos da imobiliária;
• automatizar processos comerciais, administrativos e financeiros;
• realizar o split de pagamentos de forma mais eficiente;
• gerar dimob, nota fiscal e recibos;
• cotar e contratar seguros e garantias locatícias.

Nós temos diversas possibilidades de soluções que ajudarão você a escolher aquelas que são mais alinhadas com as demandas da sua imobiliária e realizar o processo de migração para uma imobiliária digital, garantindo maior eficiência.

Alguns de nossos produtos são:

• CRM: tenha uma solução focada para gerenciar o seu relacionamento com os clientes da imobiliária, garantindo uma gestão comercial mais eficiente;
• ADM: gerencie os imóveis com maior precisão, analisando quais contratos estão próximos de vencer, reajustes, vencimento de seguros, conferência de alugueis atrasados, entre outros;
• FIN: confira um raio-X em tempo real da saúde financeira da sua imobiliária, acompanhando o fluxo de caixa, repasse de aluguel, pagamento de contas, folha de pagamento, inadimplência imobiliária, entre outras questões importantes;
• PÓS: tenha um atendimento de excelência para seus potenciais locatários, proporcionando a possibilidade de conseguir atraí-los para realizar a locação ou compra e venda com a sua empresa e, também, faça um bom gerenciamento dos contratos;
• PRÉ: permite a organização da imobiliária para que possa, após ter a casa devidamente preparada, proporcionar um atendimento de qualidade e excelência para os potenciais locadores;
• Esteira digital: promove a digitalização da jornada de locação da imobiliária, de ponta a ponta, permitindo o gerenciamento de todo o processo.

Se você quer ter um processo de repasse de aluguel que seja eficiente e capaz de proporcionar uma melhor relação com seus clientes, conte com a Universal Softwares!

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