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Como fazer da locação de imóveis seu diferencial competitivo no mercado

Ter um bom portfólio é importante. Mas saber cuidar dele, mês após mês, é o que coloca uma imobiliária no topo. A locação de imóveis tem um peso estratégico que muita gente ainda subestima, e isso é um erro. Segundo dados do IBGE e divulgados pela InfoMoney, uma a cada cinco pessoas no Brasil mora de aluguel. E essa fatia da população precisa de atendimento rápido, contratos bem definidos e soluções que funcionem sem dor de cabeça.

Quem sabe entregar isso com consistência não só fideliza como também atrai novos clientes. O problema é que muitas imobiliárias cometem deslizes que travam o crescimento: processos manuais demais, pouca visão de dados, falta de escala.

Se o objetivo é crescer com segurança e ser reconhecido no mercado, vale muito a pena continuar a leitura.

Por que o mercado de locação é mais estratégico do que parece?

Tem quem ainda trate o aluguel como aquele setor “menos lucrativo” ou “mais trabalhoso” da imobiliária, como se fosse só uma forma de manter o fluxo enquanto a venda não acontece. Essa visão, além de ultrapassada, limita o crescimento de muitas empresas que poderiam estar colhendo resultados muito mais consistentes.

Durante os períodos de instabilidade econômica, foi justamente o aluguel que manteve muitas imobiliárias ativas. Enquanto o mercado de compra desacelerava, os contratos de locação garantiam receita todo mês.

E não é pouca coisa. Segundo dados do IBGE e divulgados pelo Grupo Jovem Pan, o Brasil atingiu em 2023 a maior taxa de locação residencial dos últimos 42 anos. Isso mostra o quanto o perfil do morador vem mudando e, com ele, as oportunidades.

Além de trazer estabilidade financeira, esse modelo cria uma base sólida de clientes e abre portas para novos negócios. Cada contrato é uma chance de gerar relacionamento, oferecer serviços adicionais e, futuramente, transformar aquele locatário em comprador, ou até em investidor.

A locação, quando bem estruturada, não é só rentável. Ela é estratégica, previsível e escalável. Basta olhar para ela com outros olhos.

Quais os maiores erros das imobiliárias na gestão de locação?

Dizer que a locação dá trabalho virou quase um bordão no mercado. Mas, na prática, o que costuma atrapalhar não é o aluguel em si, e sim a forma como ele é conduzido. Quando a gestão é mal feita, até o que poderia ser simples vira dor de cabeça. O problema não está no modelo. Está nos erros que ainda se repetem em muitas imobiliárias:

• falta de organização — processos sem padrão, controles feitos no improviso e ausência de rotinas claras tornam tudo mais lento e arriscado;
• pouca atenção à jornada do cliente — o contato com o locatário e o proprietário acontece, mas sem cuidado com a experiência. Isso mina a fidelização e dificulta indicações;
• olhar só para a comissão — a maioria do dinheiro que circula em uma locação passa pela imobiliária, mas pouca gente enxerga isso como uma oportunidade de gestão e crescimento;
• não acompanhar rescisões de perto — quando o contrato está acabando ou o inquilino avisa que vai sair, começa um processo importante, e deixá-lo solto pode gerar prejuízo ou perda de tempo.

Como tornar a locação de imóveis mais eficiente e escalável?

A ideia de escalar a locação assusta algumas imobiliárias porque parece exigir uma estrutura enorme, mas, na prática, basta ajustar o que já existe. Quando a operação está bem desenhada, fica mais fácil crescer, atender melhor e ganhar eficiência. E isso começa com três pilares simples, mas que mudam completamente o resultado.

Organize sua operação

Não dá para crescer com base em improviso. O primeiro passo é padronizar os cadastros, centralizando todas as informações do imóvel, do proprietário e do inquilino de forma organizada. Isso evita retrabalho, agiliza o atendimento e reduz erros.

Outro ponto importante é ter processos bem definidos entre os setores: quem faz o quê, quando e como. Isso vale para atendimento, vistorias, contratos e repasses. Quanto mais claras as rotinas, mais fácil treinar a equipe, dividir responsabilidades e manter a qualidade do serviço.

E por falar em equipe, funções mal definidas geram sobrecarga e atrasos. Ter cada pessoa focada em sua etapa, com indicadores bem acompanhados, aumenta a produtividade e evita gargalos.

Invista em prevenção, não só em apagar incêndio

Grande parte dos imprevistos em contratos de aluguel não são exatamente surpresas, são consequências de etapas mal conduzidas no início da locação. Quando a imobiliária adota uma postura preventiva, o número de conflitos e retrabalhos cai consideravelmente.

Escolher o tipo de garantia com base no perfil do cliente e do imóvel evita inadimplência e processos demorados. Fazer uma vistoria completa, com registro visual e checklist detalhado, reduz discussões na entrega das chaves. Incluir seguro e deixar bem claro quem paga o quê nos encargos do imóvel ajuda a manter a relação entre locador e locatário estável.

Use tecnologia a favor da produtividade

A tecnologia certa ajuda a escalar sem perder o controle. Tour virtual 360º, por exemplo, reduz visitas improdutivas. Plataformas de gestão com CRM facilitam o acompanhamento de cada etapa do processo. Automatizações em cobranças, renovações e atendimento economizam tempo e reduzem falhas humanas.

Um bom exemplo disso é o sistema Imoview, da Universal Software. Ele reúne tudo em um só lugar, desde a prospecção até o fim do contrato. Além de facilitar a rotina, gera dados valiosos que ajudam a entender o desempenho da imobiliária, identificar pontos de melhoria e tomar decisões com mais segurança.

Quanto mais estruturada a operação, mais espaço a imobiliária tem para crescer sem perder eficiência.

Como medir o desempenho da sua equipe de locação?

Saber se a locação está indo bem não depende de feeling ou impressão, depende de números. Quando a imobiliária mede o desempenho da equipe com indicadores simples e objetivos, fica mais fácil entender o que está funcionando, o que pode melhorar e onde estão as travas que impedem o crescimento.

Acompanhar a quantidade de atendimentos realizados por mês ajuda a visualizar o ritmo da operação e identificar sazonalidades. Já o número de visitas realizadas mostra se os atendimentos estão gerando interesse real. Se há muitas visitas e poucas propostas, talvez seja hora de revisar a qualificação dos leads ou a apresentação dos imóveis.

Falando nisso, o número de propostas recebidas e cadastros aprovados revela o quanto os interessados avançam nas negociações e onde podem estar desistindo. A métrica de locações por atendente, por sua vez, ajuda a equilibrar a produtividade da equipe e identificar quem precisa de apoio.

Não dá para ignorar as rescisões. Saber quantas aconteceram e, principalmente, por quê, traz informações valiosas para ajustar contratos, atendimento ou até a escolha de garantias.

Um ponto fundamental é a taxa de conversão. De forma simples, ela mostra quantos atendimentos viraram locações. O ideal gira entre 10% e 15%. Abaixo disso, vale investigar. Acima, sinal de que algo está sendo muito bem conduzido e pode servir de modelo para o restante da equipe.

Por que a locação pode alimentar todos os outros setores da imobiliária?

A locação movimenta muito mais do que o setor financeiro; ela abre portas para oportunidades em várias áreas da imobiliária. Quando bem gerida, vira uma fonte constante de novos negócios:

• “pescar no aquário” — quem já alugou um imóvel pode querer comprar no futuro, e a imobiliária já tem o contato, o perfil e o histórico;
• cross-sell e upsell — locadores, locatários e até fiadores podem ser impactados com ofertas de serviços, novos contratos, seguros e até administração de outros imóveis;
• geração de leads qualificados — o contato direto com interessados na locação ajuda a identificar quem está se preparando para comprar ou investir, e isso vale ouro para o time de vendas.

Como oferecer uma experiência de locação realmente consultiva?

Alugar um imóvel não precisa ser uma experiência burocrática, fria ou cheia de ruídos. Quando a imobiliária adota uma abordagem consultiva, o cliente sente que está sendo orientado, não apenas atendido. Isso muda tudo na relação.

Um bom começo é o atendimento personalizado. Entender o momento de vida do cliente, ouvir com atenção e sugerir imóveis compatíveis com o que ele busca cria conexões reais. Evita perda de tempo com visitas desnecessárias e mostra que a imobiliária valoriza o que importa para ele.

Outro ponto chave é ter corretores que atuam como consultores. Gente que não empurra contrato, mas explica as opções, apresenta os prós e contras de cada garantia, tira dúvidas com paciência e conduz o processo com segurança. Isso gera credibilidade.

E por fim, confiança, transparência e clareza são indispensáveis. O cliente precisa saber exatamente o que está assinando, quanto vai pagar e o que pode esperar da imobiliária durante o contrato. Quanto mais aberto e bem explicado for o processo, maior a chance de criar vínculos duradouros e de transformar uma locação em muitos outros negócios no futuro.

Quais garantias locatícias e análises de crédito oferecem mais segurança?

Escolher a garantia certa impacta bastante na velocidade da locação, na redução de riscos e na confiança entre todas as partes. E com tantas opções disponíveis, entender como cada uma funciona ajuda a montar estratégias mais seguras e flexíveis:

fiador — tradicional, sem custo para o inquilino, mas com exigências rígidas. Costuma atrasar o fechamento do contrato;

seguro-fiança — mais prático, com aprovação rápida e cobertura ampla. Tem custo mensal ou anual para o inquilino;

título de capitalização — alternativa aceita por muitas imobiliárias. Reembolsável no fim do contrato, se não houver pendências;

caução —valor pago no início, geralmente de até três aluguéis, usado como garantia. É simples, mas precisa estar previsto no contrato.

A escolha da melhor análise de crédito depende do perfil do cliente e do imóvel. Quanto mais completa e integrada ao sistema da imobiliária, mais agilidade e precisão na aprovação. As seguradoras cumprem um papel técnico, enquanto o corretor atua como ponte, explicando opções e ajudando o cliente a decidir com segurança.

Tenha em mente que oferecer mais de uma garantia amplia as chances de fechar contratos sem travar o processo. Diversificar é uma forma de tornar a imobiliária mais ágil, acessível e preparada para atender perfis diferentes.

O que fazer para reduzir rescisões e manter contratos ativos?

Rescisões fazem parte da rotina da locação, mas quando ocorrem com frequência ou sem aviso, é sinal de que algo precisa ser ajustado. Com algumas ações simples e consistentes, é possível reduzir saídas antecipadas e manter os contratos ativos por mais tempo.

• monitoramento de satisfação —acompanhar como o locatário está se sentindo ao longo do contrato ajuda a antecipar problemas. Pequenas pesquisas, perguntas pontuais em contatos de rotina ou até um canal aberto para feedback são muito importantes;
• relacionamento com o locatário — manter uma comunicação próxima, clara e constante mostra que a imobiliária está disponível. Isso gera confiança, reduz atritos e facilita a resolução de pequenas questões antes que se tornem motivos para sair;
• reofertas antes da saída —ao saber que um contrato será encerrado, vale oferecer outros imóveis ao locatário, com base no perfil e na experiência anterior. Muitas vezes, a saída acontece por mudança de endereço ou necessidade de um imóvel maior e isso pode ser resolvido dentro do próprio portfólio;
• entendimento dos motivos e ações de prevenção —quando um contrato é encerrado, entender o porquê é essencial. Foi preço? Atendimento? Condições do imóvel? Esses dados devem ser registrados e analisados, para que ajustes possam ser feitos. Assim, cada rescisão vira aprendizado e não apenas uma perda.

Lembre-se de que manter contratos ativos é mais do que reter inquilinos. É cuidar da experiência como um todo e tornar a locação mais previsível, eficiente e duradoura.

Sua imobiliária pode ir além com uma locação bem estruturada

A locação de imóveis deixou de ser apenas um serviço de base para se tornar uma área estratégica, capaz de gerar receita recorrente, novos negócios e uma experiência diferenciada para todos os envolvidos. Quando existe organização, visão de longo prazo e tecnologia a favor do time, os resultados aparecem e se multiplicam.

Se a sua imobiliária está pronta para crescer com mais controle, eficiência e escala, vale dar o próximo passo com quem entende do assunto.

Entre em contato com o time de especialistas da Universal Software e agende uma demonstração personalizada.