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Certidões para venda de imóveis: confira quais são as necessárias e como obtê-las

As transações no mercado imobiliária são complexas e envolvem uma certa burocracia. Mesmo os mais experientes na área precisam ficar atentos à documentação para garantir negociações seguras e dentro da legalidade. Nesse sentido, as certidões para venda de imóveis costumam gerar dúvidas sobre quais são realmente necessárias.

Neste post, você vai conferir a importância dessas certidões, quais deve providenciar, como obtê-las e, ainda, vai descobrir dicas práticas para otimizar o seu trabalho. Continue a leitura para saber tudo sobre o assunto!

O que são certidões imobiliárias?

Certidões imobiliárias são documentos oficiais que comprovam a situação legal de um imóvel e de seu proprietário, e, por isso, são indispensáveis em qualquer transação de compra e venda.

Elas fornecem informações detalhadas sobre diversos aspectos, como possíveis dívidas, litígios, hipotecas e outros impedimentos que possam afetar a negociação. Também garantem que o comprador esteja ciente de todas as condições do imóvel antes de fechar o negócio, evitando surpresas desagradáveis no futuro.

A importância dessas certidões não pode ser subestimada, pois asseguram a transparência da transação e protegem tanto o comprador quanto o vendedor de eventuais problemas jurídicos.

Quais são os principais tipos de certidões?

As certidões são divididas em várias categorias, cada uma focada em um aspecto específico do imóvel ou do proprietário, cujo objetivo é assegurar que o bem está livre de pendências legais e financeiras.

Os principais tipos de certidões são:

• certidões pessoais do vendedor — verificam a idoneidade do vendedor e incluem possíveis dívidas ou processos judiciais;
• certidões do imóvel — focadas diretamente no imóvel, estas certidões revelam informações sobre a situação legal e fiscal da propriedade;
• certidões municipais — incluem documentos emitidos pela prefeitura, atestando a regularidade do imóvel junto aos órgãos municipais;
• certidões federais — certificam que não há pendências com órgãos federais, como a Receita Federal, que possam afetar a venda;
• certidões trabalhistas — especificamente importantes se o vendedor for uma pessoa jurídica, para garantir que não há dívidas trabalhistas.

Quais são as certidões necessárias para a venda de imóveis?

Embora existam diversas certidões relevantes, nem todas são obrigatórias em todos os casos, pois isso pode variar conforme as leis e regulamentos do município onde a transação está ocorrendo.

Nesse contexto, é preciso que o profissional imobiliário conheça bem as normas locais para poder orientar adequadamente seus clientes, garantindo que eles compreendam todas as etapas do processo de venda e os documentos necessários. Essa expertise é parte essencial do papel do corretor, que vai além de simplesmente intermediar a negociação: envolve também prestar um serviço completo e informativo, esclarecendo quaisquer dúvidas que possam surgir ao longo do caminho.

A boa notícia para quem atua no setor é que, com o avanço da tecnologia, a maioria das certidões pode ser obtida online, facilitando e agilizando bastante o processo. Além de poupar tempo, isso também reduz a burocracia, permitindo que as transações sejam concluídas de maneira mais eficiente.

No entanto, é importante lembrar que, mesmo com essa facilidade, o corretor deve estar atento a cada detalhe, garantindo que todas as certidões necessárias sejam emitidas corretamente e dentro dos prazos estabelecidos.

A seguir, confira quais são as certidões que podem ser exigidas e como obter cada uma delas.

Certidão de Escritura

A Certidão de Escritura comprova a titularidade do imóvel e todas as transações realizadas anteriormente. Ou seja, contém informações detalhadas sobre o histórico de proprietários, além de eventuais ônus que possam recair sobre a propriedade, como hipotecas ou usufrutos.

Por isso, é essencial para assegurar que o vendedor é o legítimo proprietário do imóvel e que não há pendências que possam inviabilizar a venda.

Para obter a Certidão de Escritura, é necessário se dirigir ao Cartório de Registro de Imóveis onde o imóvel está registrado. No cartório, você deve solicitar a certidão mediante o fornecimento dos dados do imóvel, como endereço completo e matrícula. Alguns cartórios oferecem a possibilidade de fazer essa solicitação online, o que facilita bastante o processo, permitindo que você receba o documento por e-mail ou possa retirá-lo no cartório.

A emissão pode levar alguns dias, dependendo da eficiência do cartório. Lembre-se de importante verificar se a certidão está atualizada, pois documentos desatualizados podem trazer problemas durante a transação.

Certidão Vintenária ou Certidão de Ônus Reais

Como o próprio nome sugere, é um documento que detalha a situação jurídica do imóvel nos últimos 20 anos. Essa certidão revela a existência de quaisquer ônus que possam afetar a propriedade, como hipotecas, penhoras, usufrutos ou qualquer outro tipo de gravame. Em essência, ela garante que o imóvel está livre de dívidas ou pendências legais que possam comprometer a venda ou a posse futura pelo novo proprietário.

Para obter a Certidão Vintenária ou de Ônus Reais, você deve se dirigir ao Cartório de Registro de Imóveis onde o imóvel está registrado. No cartório, será necessário solicitar a certidão fornecendo os dados completos do imóvel, como a matrícula e o endereço. Muitos cartórios também permitem a solicitação dessa certidão online. Para isso, basta acessar o site do cartório, preencher um formulário com os dados do imóvel e realizar o pagamento das taxas correspondentes.

Em alguns dias, você receberá a certidão por e-mail ou poderá retirá-la diretamente no cartório.

Certidão Negativa de Ações Trabalhistas

Esse tipo de certidão comprova a inexistência de ações trabalhistas movidas contra o vendedor, especialmente relevante quando o vendedor é uma pessoa jurídica. Assim, serve como garantia de que não há pendências trabalhistas que possam recair sobre o imóvel, ou seja, que o imóvel não será alvo de penhoras ou bloqueios decorrentes de dívidas trabalhistas do vendedor, evitando surpresas desagradáveis após a conclusão da transação.

Para obter a Certidão Negativa de Ações Trabalhistas, é necessário acessar o site do Tribunal Regional do Trabalho (TRT) da região onde a empresa vendedora está registrada. O processo de solicitação é geralmente simples: basta fornecer o CNPJ ou CPF do vendedor e preencher um formulário online.

Em muitos casos, a certidão é emitida instantaneamente e pode ser baixada diretamente do site do TRT. Caso a solicitação online não seja possível, você pode se dirigir ao tribunal para fazer a solicitação pessoalmente.

Certidão Negativa da Justiça Federal

A Certidão Negativa da Justiça Federal é um documento que atesta a ausência de processos judiciais federais contra o vendedor do imóvel. Então, ela é utilizada para assegurar que o vendedor não tem pendências ou litígios em âmbito federal, que possam comprometer a negociação ou até mesmo resultar em bloqueios e penhoras sobre o imóvel.

Para obter essa certidão, o processo é bastante acessível e, assim como as outras, pode ser feito online. Acesse o site do Tribunal Regional Federal (TRF) da região correspondente ao domicílio do vendedor. No portal do TRF, localize a seção de certidões negativas e preencha o formulário com os dados do vendedor, como CPF ou CNPJ.

Após o preenchimento, o sistema geralmente gera a certidão de maneira imediata, que pode ser baixada em formato PDF. Em alguns casos, pode ser necessário realizar um pequeno pagamento de taxa para a emissão do documento.

Se a solicitação online não for possível, a certidão pode ser obtida diretamente no balcão do Tribunal Regional Federal, onde será necessário fornecer os mesmos dados e aguardar a emissão do documento.

É recomendável verificar a validade da certidão, que costuma ser de 30 a 90 dias, para garantir que ela esteja atualizada no momento da transação.

Certidão Negativa de Ações Cíveis

A Certidão Negativa de Ações Cíveis atesta a ausência de processos cíveis em nome do vendedor do imóvel, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. Sendo assim, garante que não existem litígios em curso que possam afetar a negociação ou o imóvel em si. A sua obtenção traz mais segurança para o comprador, pois confirma que o vendedor não está envolvido em disputas cíveis que possam resultar em penhoras ou bloqueios do imóvel.

Para obter a Certidão Negativa de Ações Cíveis, é preciso ir ao Fórum ou ao Tribunal de Justiça do estado onde o vendedor reside ou onde a empresa está registrada. No local, você deve solicitar a certidão apresentando documentos como o CPF ou CNPJ do vendedor e preenchendo um formulário específico.

Em muitos estados, esse processo pode ser realizado online, acessando o site do Tribunal de Justiça correspondente. Nos portais, você encontrará a seção de certidões e poderá preencher os dados necessários diretamente no sistema.

O tempo para a emissão da certidão pode variar, mas em solicitações online, a emissão costuma ser imediata ou em poucos dias. Em alguns casos, é necessário o pagamento de uma taxa para a emissão do documento. A certidão é válida por um período limitado, geralmente de 30 a 90 dias, então é importante assegurar que ela esteja atualizada no momento da assinatura do contrato de venda.

Certidão Negativa das Ações da Fazenda Estadual e Municipal

A Certidão Negativa das Ações da Fazenda Estadual e Municipal é um documento indispensável para verificar se o vendedor possui dívidas fiscais ou processos administrativos em andamento com o Estado ou o Município.

Então, seu objetivo é garantir que o imóvel não está comprometido por débitos tributários que possam gerar penhoras ou outras restrições que afetem a negociação.

Obtê-la é um processo simples, mas envolve alguns passos específicos. Primeiro, para a Fazenda Estadual, você deve acessar o site da Secretaria da Fazenda do seu estado. Na maioria dos estados, existe uma seção dedicada à emissão de certidões negativas, onde você poderá inserir os dados do vendedor, como CPF ou CNPJ, e solicitar a certidão online. A emissão costuma ser rápida e o documento é gerado em formato PDF, pronto para download.

Para a Fazenda Municipal, o procedimento é bem semelhante. Acesse o site da prefeitura do município onde o imóvel está localizado e procure pela área de certidões. Novamente, você deverá preencher um formulário com os dados do vendedor e, em alguns casos, pode ser necessário o pagamento de uma pequena taxa. Em algumas cidades, também é possível obter a certidão pessoalmente, indo até o setor de finanças da prefeitura.

A validade dessas certidões geralmente varia entre 30 e 90 dias, então é importante conferir a data de emissão e garantir que estejam atualizadas no momento da assinatura do contrato.

Certidão Negativa das Ações em Família

A Certidão Negativa das Ações em Família é um documento que confirma a inexistência de processos judiciais na esfera familiar contra o vendedor do imóvel. Ela é particularmente importante para evitar surpresas relacionadas a litígios familiares, como disputas de herança, divórcios ou outras ações que possam afetar a venda da propriedade.

Para obter essa certidão, o procedimento pode variar um pouco dependendo do estado, mas geralmente segue uma linha similar. O primeiro passo é ir ao Fórum ou Tribunal de Justiça da região onde o vendedor reside. Lá, é possível solicitar a certidão no cartório responsável pelo registro das ações de família. Será necessário fornecer alguns dados do vendedor, como CPF ou CNPJ e, possivelmente, preencher um formulário com essas informações.

Muitos tribunais oferecem a opção de solicitação online. Acesse o site do Tribunal de Justiça do seu estado e procure pela seção de certidões. Inserindo os dados do vendedor, você pode solicitar a Certidão Negativa das Ações em Família e, geralmente, o documento é emitido de forma rápida, podendo ser baixado diretamente do site.

A validade dessa certidão também costuma ser de 30 a 90 dias, por isso, é importante garantir que o documento esteja atualizado no momento da assinatura do contrato.

Certidão Negativa do Cartório de Protestos

A Certidão Negativa do Cartório de Protestos atesta que o vendedor não possui dívidas protestadas em seu nome. Em outras palavras, comprova a idoneidade financeira do vendedor e garante que não há pendências financeiras que possam comprometer a venda do imóvel.

Isso porque as dívidas protestadas podem gerar penhoras e outras complicações que afetam a segurança jurídica da negociação, tornando esta certidão essencial para uma transação segura.

Para obter a Certidão Negativa do Cartório de Protestos, é necessário seguir alguns passos. Primeiro, identifique o cartório responsável pelos protestos na cidade onde o vendedor reside ou onde a empresa está registrada. Muitos estados têm um sistema unificado onde é possível solicitar a certidão que abrange todos os cartórios de protesto da região.

A solicitação pode ser feita diretamente no cartório ou, em muitos casos, online. Acesse o site do cartório de protestos ou o portal do Tribunal de Justiça do estado correspondente. No site, procure pela seção de certidões e preencha o formulário com os dados do vendedor, como CPF ou CNPJ. Após o preenchimento e o pagamento da taxa, se aplicável, a certidão será emitida e pode ser baixada em formato PDF. Em alguns casos, o documento pode ser enviado por e-mail ou retirado pessoalmente no cartório.

A validade da Certidão Negativa do Cartório de Protestos é geralmente de 30 a 90 dias, então, não deixe de conferir esse dado.

Certidão negativa da Dívida Ativa da União e Imposto de Renda

Este documento é necessário para assegurar que o vendedor não tem dívidas federais que possam gerar complicações, como penhoras ou bloqueios que afetem a negociação do imóvel.

Para obter a Certidão Negativa da Dívida Ativa da União e Imposto de Renda, você deve acessar o site da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) ou da Receita Federal do Brasil. No portal da PGFN, há uma seção dedicada à emissão de certidões. Insira os dados do vendedor, como CPF ou CNPJ, e siga as instruções para solicitar a certidão negativa.

O processo é simples e, geralmente, a certidão é emitida de forma instantânea, podendo ser baixada em formato PDF.

Além disso, a Receita Federal também disponibiliza a Certidão Negativa de Débitos (CND) no seu site, que abrange a regularidade em relação ao Imposto de Renda e outros tributos federais. No portal da Receita Federal, localize a seção de certidões e preencha o formulário com os dados do vendedor. Após a validação, o documento pode ser emitido e baixado imediatamente. Assim como a maioria das certidões, a validade da CND é de 30 a 90 dias, dependendo do órgão emissor.

Quais é o impacto da falta das certidões?

A ausência das certidões necessárias em uma transação imobiliária pode trazer uma série de complicações e riscos, afetando tanto o comprador quanto o vendedor, além de prejudicar a reputação e a operação da imobiliária envolvida.

Isso ocorre porque, sem essas certidões, o comprador corre o risco de adquirir um imóvel com pendências judiciais ou fiscais, o que pode resultar em bloqueios, penhoras ou até mesmo na perda do imóvel. A falta de transparência pode gerar desconfiança e problemas legais futuros, comprometendo a segurança da negociação.

Para o vendedor, a inexistência dessas certidões pode atrasar o processo de venda e até afastar potenciais compradores que procuram garantias de uma transação segura e livre de problemas. Pendências não reveladas podem ser descobertas posteriormente, levando a litígios, multas e outras complicações jurídicas que afetam a liquidez do imóvel e a confiança do mercado.

Quanto à imobiliária, a falta de certidões é extremamente prejudicial, visto que quando não zelam pela obtenção de todas as certidões necessárias correm o risco de enfrentar processos legais, perder clientes e manchar sua reputação no mercado. Clientes insatisfeitos podem espalhar a má experiência, o que afeta negativamente a credibilidade da empresa.

Além disso, a falta de certidões pode resultar em transações problemáticas, levando a custos adicionais com advogados e tribunais, além de uma possível perda de comissões.

Quais são os outros documentos necessários?

Além das certidões essenciais, existem outros documentos que são indispensáveis para assegurar uma transação imobiliária legal e sem complicações. Eles abrangem tanto os dados do imóvel quanto as informações pessoais do vendedor e do comprador.

A seguir, saiba quais são eles.

Documentos do imóvel:

• matrícula do imóvel atualizada;
• ITBI (Imposto de Transmissão de Bens Imóveis);
• planta baixa (necessária em casos de financiamento ou uso do saldo do FGTS);
• declaração de quitação condominial (para apartamentos, e é emitida pelo síndico ou pela administradora do imóvel).

Documentos do vendedor:

• documentos pessoais de identificação (CPF e RG);
• certidão de nascimento (se o vendedor for solteiro);
• certidão de casamento (caso o vendedor seja casado. Se o casamento ocorreu após a aquisição do imóvel, a certidão deve estar averbada no Registro de Imóveis;
• certidão de casamento com averbação (para vendedores separados, divorciados ou viúvos);
• certidão do distribuidor cível;
• certidão de feitos emitida pela Justiça Federal;
• certidão de feitos emitida pela Justiça do Trabalho;
• certidão negativa do ofício de interdição e tutelas.

Todos os documentos acima devem ser solicitados tanto ao vendedor quanto ao seu cônjuge, se houver. Eles devem ser obtidos nos cartórios das cidades onde o imóvel está localizado e onde os vendedores residem atualmente, caso sejam municípios diferentes.

Documentos do comprador

• RG e CPF;
• declaração de Imposto de Renda;
• comprovante do estado civil (certidão de nascimento ou casamento, conforme o caso);
• extrato do FGTS (se for utilizar o saldo do FGTS para a compra do imóvel).

Dicas para profissionais do setor imobiliário

Para se destacar no mercado imobiliário e garantir transações seguras, é necessário seguir algumas práticas para otimizar seu trabalho, aumentar a satisfação do cliente e evitar problemas legais e burocráticos.

A seguir, apresentamos algumas estratégias essenciais para profissionais do setor.

Mantenha-se atualizado com as leis e regulamentações

Acompanhe as mudanças nas legislações municipais, estaduais e federais, e participe de cursos e seminários que ofereçam atualização profissional. Essa prática aumenta sua credibilidade e, ainda, proporciona segurança e confiança aos seus clientes, assegurando que você está preparado para lidar com qualquer situação jurídica que possa surgir durante o processo de compra e venda de imóveis.

Utilize tecnologias para facilitar processos

Utilize softwares de gestão imobiliária para organizar documentos, acompanhar o andamento das transações e gerenciar contatos. Ferramentas de assinatura digital podem acelerar a formalização de contratos, enquanto plataformas de videoconferência facilitam reuniões com clientes e parceiros.

Ofereça consultoria completa e personalizada

Especialize-se em orientar seus clientes sobre a importância e a obtenção das certidões necessárias para a venda de imóveis. Explique cada etapa do processo, desde a solicitação até a validade dos documentos, e ofereça suporte contínuo para garantir que todos os requisitos legais sejam atendidos.

Conhecer a fundo as certidões para venda de imóveis, os documentos necessários e as melhores práticas para profissionais do setor faz com que suas transações sejam mais seguras e bem-sucedidas. Com as dicas e informações apresentadas, você está pronto para lidar com qualquer situação e proporcionar um serviço de alta qualidade aos seus clientes.

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