Tempo de leitura: 13 minutos

Gestão de aluguel: veja como ter imóveis sempre ocupados

Manter imóveis sempre ocupados exige uma boa gestão de aluguel. No Brasil, 1 a cada 5 pessoas reside em imóveis alugados, mas muitas propriedades ficam vazias por meses, afetando o faturamento das imobiliárias e gerando incertezas.

Se os contratos estão terminando e você já se pergunta quanto tempo um imóvel vai ficar parado, é hora de melhorar a administração das locações. A boa notícia? Existem estratégias que diminuem a vacância e garantem mais previsibilidade no caixa.

Quer saber como tornar cada imóvel mais atrativo, agilizar contratos e evitar longos períodos de espera? Continue lendo e veja como garantir ocupação constante e aumentar a rentabilidade!

O que é gestão de aluguel?

Cuidar de imóveis para locação vai muito além de assinar contratos e receber pagamentos. Quem já lidou com inquilinos inadimplentes ou viu um imóvel ficar parado por meses sabe que uma administração desorganizada pode gerar prejuízos e muita dor de cabeça.

A gestão de aluguel envolve todas as etapas do processo de locação, desde a captação de inquilinos até o acompanhamento dos pagamentos e manutenção da propriedade. Quando bem feita, garante que os imóveis sejam alugados rapidamente, evita problemas jurídicos e melhora a relação entre proprietários e locatários.

Confira os principais benefícios de uma boa gestão:

• redução da vacância — imóveis são alugados mais rápido, evitando períodos sem retorno financeiro;
• recebimentos garantidos — processos organizados ajudam a evitar atrasos e inadimplência;
• menos burocracia — a automatização de tarefas facilita o dia a dia e reduz erros;
• relacionamento transparente — comunicação clara entre inquilino, proprietário e imobiliária fortalece a confiança;
• preservação do imóvel — inspeções e manutenção preventiva evitam grandes problemas estruturais.

Quais são as melhores estratégias para a gestão de aluguel?

Manter imóveis ocupados e garantir um fluxo de receita constante exige um bom planejamento. Desde a captação até a gestão financeira, cada decisão impacta diretamente na rentabilidade e na redução da vacância. A seguir, veja as melhores práticas para administrar melhor suas locações!

Capte imóveis com inteligência

Em vez de esperar que os proprietários procurem sua imobiliária, ative diferentes canais para expandir sua carteira de imóveis. Crie uma rede de contatos sólida e explore parcerias com corretores autônomos, construtoras e investidores. Oferecer avaliações gratuitas também é uma ótima forma de atrair proprietários interessados.

No ambiente digital, esteja presente nos principais portais imobiliários e utilize as redes sociais para divulgar seu serviço. Publicações com dicas sobre valorização de imóveis e tendências do mercado chamam a atenção de quem busca uma gestão profissional.

E não deixe de investir em marketing local. Anúncios em jornais, rádios e panfletos segmentados podem alcançar proprietários que ainda não estão familiarizados com sua imobiliária.

Por fim, mantenha um banco de dados atualizado com informações detalhadas sobre cada imóvel disponível. Dessa forma, sempre que surgir um novo inquilino em potencial, você terá opções prontas para oferecer, reduzindo o tempo de vacância e aumentando sua taxa de ocupação.

Atraia e qualifique leads com conteúdo relevante

Atrair potenciais inquilinos e proprietários exige mais do que apenas divulgar imóveis. Ofereça informações valiosas para quem busca uma gestão segura e eficiente.

Crie conteúdos como artigos, vídeos e posts em redes sociais explicando temas do mercado imobiliário, desde tendências de aluguel até dicas para proprietários evitarem inadimplência. Webinars e eventos online também são ótimas formas de engajar o público e gerar autoridade.

Além de atrair interessados, é importante filtrar quem realmente tem potencial de fechar negócio. Para isso, utilize formulários detalhados para coletar informações essenciais, como orçamento, localização desejada e perfil do imóvel buscado.

Aliás, um sistema de CRM organiza todos esses dados e segmenta os contatos, permitindo que você personalize o atendimento e priorize os leads mais promissores.

Organize a administração dos imóveis

Gerenciar vários imóveis ao mesmo tempo pode ser. Para manter tudo sob controle, o ideal é centralizar informações e padronizar tarefas. Crie um calendário de vencimentos de contratos, datas de pagamento e períodos de vistoria para garantir que nenhuma obrigação seja esquecida.

Documente todas as interações com inquilinos e proprietários, registrando solicitações e acordos de maneira organizada. Também mantenha um controle detalhado das despesas e receitas de cada imóvel. Isso evita surpresas no fluxo de caixa e facilita a prestação de contas para os proprietários.

A propósito, planilhas ou softwares de gestão imobiliária podem ajudar a automatizar esse processo. Também vale a pena ter um checklist para cada etapa da locação, desde a captação do imóvel até a rescisão do contrato.

Gerencie cobranças e pagamentos sem complicação

Evitar inadimplência e manter um fluxo de caixa previsível começa com um sistema de cobrança eficiente. Processos manuais aumentam as chances de erro, por isso, a automação é a melhor opção.

Utilize plataformas que enviam lembretes automáticos por e-mail ou SMS antes do vencimento do aluguel. Diversifique as formas de pagamento, oferecendo opções como boleto bancário, Pix e cartão de crédito para facilitar a quitação.

Além disso, monitore os pagamentos regularmente e identifique rapidamente qualquer atraso. Caso ocorra inadimplência, tenha um protocolo definido para cobrar o inquilino sem comprometer o relacionamento.

Um forte diferencial é enviar relatórios financeiros para os proprietários, detalhando receitas e despesas. Além de gerar mais confiança na administração, essa prática também permite ajustes estratégicos para melhorar os resultados financeiros dos imóveis sob sua gestão.

Realize manutenções preventivas regularmente

Esperar que um problema apareça para resolvê-lo pode custar caro. A manutenção preventiva reduz custos e mantém os imóveis sempre valorizados.

Crie um cronograma de inspeções periódicas para verificar itens como instalações elétricas, encanamento e estrutura do imóvel. Pequenos reparos feitos no momento certo evitam grandes gastos no futuro. Registre todas as manutenções realizadas e mantenha um histórico acessível.

Outra dica importante é ter uma rede de prestadores de serviço de confiança para atender demandas rapidamente. Sendo assim, estabeleça parcerias com eletricistas, encanadores e pintores, pois isso garante qualidade e preços competitivos para os reparos.

Melhore a comunicação com os inquilinos

Um bom relacionamento com os inquilinos reduz conflitos e facilita a administração do imóvel. Por isso, utilize múltiplos canais, como WhatsApp, e-mail e telefone, para responder dúvidas e resolver problemas com agilidade. Além disso, defina um meio exclusivo para emergências, garantindo que situações urgentes sejam priorizadas.

Enviar avisos sobre manutenções programadas, vencimentos e mudanças nos procedimentos demonstra profissionalismo e organização.

Outra excelente estratégia é realizar pesquisas de satisfação para entender as principais demandas e expectativas dos inquilinos. Isso permite aprimorar o atendimento e evitar problemas antes que eles se tornem grandes obstáculos.

Garanta conformidade com as leis e regulamentos

Evitar problemas jurídicos e garantir segurança nos contratos exige conhecimento sobre as normas que regem o aluguel de imóveis.

A Lei do Inquilinato (nº 8.245/1991) define os direitos e deveres de inquilinos e proprietários. Certifique-se de que todos os contratos estejam de acordo com essas regras e inclua cláusulas detalhadas sobre reajustes, rescisões e responsabilidades de manutenção.

Fique também atento às regulamentações municipais e estaduais, que podem impactar a locação de imóveis. Se necessário, conte com assessoria jurídica para revisar contratos e esclarecer dúvidas.

Otimize a precificação para reduzir a vacância

Definir um valor competitivo para o aluguel é um dos fatores mais importantes para garantir ocupação contínua. Um preço desalinhado com o mercado pode afastar inquilinos e aumentar o tempo de vacância.

Antes de precificar um imóvel, pesquise os valores praticados em propriedades semelhantes na região. Considere características como localização, metragem, infraestrutura e estado de conservação. Ferramentas de análise imobiliária podem ajudar nessa avaliação.

Não se esqueça de revisr periodicamente os preços dos imóveis sob sua gestão. Ajustes alinhados às condições do mercado garantem equilíbrio entre valorização e competitividade, maximizando os ganhos e reduzindo o risco de vacância prolongada.

Aproveite a tecnologia para otimizar a gestão de aluguel

Automação e digitalização tornaram a gestão de imóveis muito mais eficiente. Utilizar as ferramentas certas reduz burocracias, melhora o controle financeiro e agiliza a comunicação com inquilinos e proprietários.

Os softwares de gestão imobiliária centralizam informações sobre contratos, pagamentos, manutenções e vencimentos, facilitando a administração de múltiplos imóveis. Além disso, sistemas automatizados enviam lembretes e geram relatórios financeiros com poucos cliques.

Aplicativos de comunicação ajudam a manter contato direto com inquilinos e proprietários, enquanto plataformas de vistoria digital permitem registrar o estado do imóvel de forma prática e segura. Esses recursos aumentam a transparência e otimizam o tempo da equipe.

Aproveite a tecnologia também para a divulgação dos imóveis. Portais imobiliários, redes sociais e anúncios segmentados garantem maior alcance e atraem mais interessados, reduzindo a vacância e impulsionando os resultados da imobiliária.

Implemente um atendimento ágil e personalizado

Um atendimento rápido e eficiente aumenta as chances de conversão. Interessados que recebem respostas ágeis têm mais confiança para seguir com a negociação, evitando que busquem outras opções.

Utilize chatbots e automações para responder dúvidas frequentes fora do horário comercial. No entanto, sempre que necessário, ofereça um atendimento personalizado, adaptando a abordagem conforme o perfil do cliente.

Além disso, simplifique as burocracias. Disponibilizar assinatura digital de contratos reduz o tempo do processo e evita deslocamentos desnecessários.

Manter um relacionamento próximo com inquilinos e locadores também ajuda a fortalecer a confiança. Assim, é importante enviar mensagens personalizadas em datas importantes, como renovações de contrato ou aniversários, demonstram profissionalismo e atenção ao cliente.

Como o Imoview ajuda na gestão de aluguel?

O Imoview, software da Universal Software, oferece uma série de funcionalidades que otimizam a gestão de aluguéis, tornando os processos mais eficientes e transparentes. A seguir, conheça em detalhes os principais recursos da plataforma.

Centralização de informações

O Imoview reúne dados dos imóveis, contratos, pagamentos e manutenções em um só lugar, eliminando a necessidade de planilhas ou múltiplos sistemas. Isso permite que a equipe tenha acesso rápido a informações atualizadas, agilizando decisões e melhorando a comunicação interna.

Automatização de cobranças e reajustes

O sistema permite configurar envio automático de boletos e lembretes de pagamento, reduzindo inadimplência e otimizando o fluxo de caixa. Além disso, os reajustes são calculados conforme índices como IGP-M ou IPCA, garantindo que os valores sejam atualizados corretamente, sem necessidade de ajustes manuais.

Gestão de manutenção e reparos

Inquilinos podem reportar problemas diretamente pelo sistema, anexando fotos e descrições detalhadas. O Imoview mantém um histórico de todas as manutenções realizadas, permitindo planejamento de reparos preventivos e garantindo maior controle sobre a conservação dos imóveis.

Acompanhamento de contratos e vencimentos

O software armazena todos os contratos e cláusulas contratuais, enviando alertas sobre vencimentos e renovações. Isso evita esquecimentos e possibilita ajustes antecipados, garantindo conformidade com as obrigações legais e evitando conflitos com inquilinos e locadores.

Integração com CashGO para antecipação de aluguel

Com o CashGO, locadores podem receber aluguéis antecipadamente, garantindo mais previsibilidade financeira. O Imoview gerencia esse processo de forma transparente, pois  registra todas as transações e facilita o controle tanto para a imobiliária quanto para os proprietários.

Comunicação eficiente com locadores e inquilinos

O app Imoview Cliente permite que locadores e inquilinos acompanhem contratos, pagamentos e manutenções diretamente pelo celular. O sistema também envia notificações automáticas por e-mail ou SMS, evitando esquecimentos e melhorando a comunicação entre todas as partes envolvidas.

Relatórios financeiros detalhados

O software gera relatórios completos sobre recebimentos, inadimplências e fluxo de caixa, permitindo que gestores tomem decisões baseadas em dados concretos. Os relatórios podem ser personalizados, trazendo informações específicas sobre o desempenho de cada imóvel ou cliente.

Aplicativo Imoview Cliente para locadores

O app Imoview Cliente possibilita que locadores acompanhem pagamentos em aberto, extratos financeiros e contratos de aluguel com praticidade. A ferramenta também oferece acesso ao Demonstrativo de Imposto de Renda, que facilita a gestão fiscal dos proprietários.

Você já imaginou uma gestão de aluguel onde todas as informações estão centralizadas, as cobranças são automatizadas, e a comunicação com locadores e inquilinos é perfeita? Com o Imoview da Universal Software, isso é possível. As funcionalidades do sistema aumentam a eficiência e produtividade da sua equipe, e também garantem a satisfação dos clientes, proporcionando uma excelente experiência de gestão de aluguel.

O Imoview transforma a forma como você administra seus imóveis, eliminando tarefas desnecessárias e otimizando processos.

Quer ver essas melhorias em ação e se destacar no mercado? Conheça os planos da Universal Software e descubra como a plataforma pode revolucionar sua gestão de aluguel.