Por que ter um sistema para imobiliária?

Tempo de leitura: 25 minutos

Preciso ter um sistema para imobiliária?

Você está em dúvida se realmente precisa de um sistema para imobiliária, ou está pensando em trocar o que você já usa? Então este artigo é dedicado exclusivamente a você. Aqui, te ajudaremos a encontrar a resposta para as seguintes perguntas:

• O que é um sistema para imobiliária?
• Preciso ter um sistema?
• Por que ter um sistema?
• Quando preciso trocar de sistema?
• Quem realmente precisa utilizar um sistema?
• Onde encontro bons sistemas?
• Quanto custa um sistema?

Então vamos por partes:

O que é um sistema para imobiliária?

Um sistema imobiliário é um software desenvolvido exclusivo para a gestão imobiliária, normalmente é dividido entre comercial, administrativo, financeiro, pré-venda e pós-venda. Tem como principal objetivo facilitar a venda e locação de imóveis, a Universal Software é a única empresa a integrar todos os sistemas em uma plataforma.

É difícil imaginar hoje uma imobiliária que não utilize sistema para imobiliária ou não tenha um site? Não se engane! Ainda temos uma grande parcela de imobiliárias e corretores de imóveis que ainda estão no século XIX.

Isso mesmo! Dividimos as imobiliárias do Brasil em três níveis de informatização e acesso à tecnologia, e chegamos as seguintes conclusões:

Perfis das imobiliárias no Brasil

Século XIX:

• Usam máquina de escrever (Sim, acredite!)
• Controlam os atendimentos em agendas
• Divulgam os imóveis em pastas no balcão da imobiliária
• Fazem o acompanhamento dos contratos de locação também com fichas

Temos as imobiliárias que evoluíram um pouco mais, mas ainda estão caminhando:

Século XX

• Usam computador, mas só para escrever contratos e gerar recibos;
• Controlam os atendimentos em agendas, planilhas de Excel ou em sistemas pouco desenvolvidos
• Divulgam imóveis em seu site, mas o site não gera contato, funciona apenas como uma prateleira dos imóveis
• Controlam imóveis e contratos em planilhas

E a boa notícia é que existem imobiliárias que estão voando alto! Extremamente eficientes e lucrativas, as imobiliárias que conseguiram acompanhar a evolução do mercado imobiliário têm um padrão em comum: São extremamente familiarizadas com tecnologia.

Quando me refiro a tecnologia, falo num aspecto mais amplo da palavra, e isso quer dizer que estas imobiliárias abriram as portas para este universo.

Como imobiliárias antenadas estão usando a tecnologia a seu favor?

• Infraestrutura: Possuem servidores adequados e utilizam computadores para tudo: Contratos, recibos, sistemas, usufruem do serviço online dos bancos, utilizam e-mail, etc.
• Gestão de atendimentos: Controlam TODOS os seus atendimentos em um mesmo Sistema (CRM)
• Marketing: Seus sites vão muito além de uma “prateleira de imóveis”. São sites bem posicionados no Google e que realmente geram resultados, pois trazem leads para a imobiliária (contatos de clientes que querem comprar ou alugar).
• Gestão da carteira de imóveis: Também controlam seus imóveis no mesmo sistema (CRM), tanto de vendas, quanto locação, integrando tudo na mesma plataforma.

Que a verdade seja dita: A tecnologia veio para AJUDAR, para ser nossa amiga e FACILITAR a nossa vida. Por mais que muitas pessoas a vejam como um bicho de sete cabeças, está na hora de perder o medo e ser feliz com todos os benefícios que a tecnologia nos traz.

Após analisar e refletir sobre os perfis de imobiliárias que existem hoje no mercado, a pergunta que fica no ar é:

Quem está “atrasado” vai sobreviver neste mercado tão competitivo?

Talvez a resposta óbvia seja “não”. Mas não podemos nos precipitar e afirmar isso, pois a Geração da Velha Guarda tem muita coisa boa. Não estamos aqui para criticar quem ainda não se adaptou a tecnologia, mas sim para ajudar a mostrar como ela é importante e pode ser extremamente útil para imobiliárias.

Se pararmos para analisar o outro lado da moeda:

• O perfil das imobiliárias tradicionais é de empresas familiares, extremamente batalhadoras e trabalhadoras;
• Se estão “defasadas” por um lado, por outro têm tradição, know-how e um reconhecimento grande na sua região de atuação;
• Sabem gerenciar o próprio negócio (mesmo que do seu jeito). Não é à toa que estão vivos e sobreviveram a crises.

Ainda assim, para continuar no jogo, as imobiliárias têm de se atualizar com as novas tecnologias e o novo marketing que permeia o mundo atualmente, estou falando que é uma questão de SOBREVIVÊNCIA.

As imobiliárias do século XIX e XX estão aos poucos desaparecendo, e dando lugar as imobiliárias do século XXI.

Comece a prestar atenção, provavelmente a maior imobiliária da sua cidade não é a mais antiga, correto?

Você chegou até aqui e pode estar pensando: “Ok, mas eu realmente preciso ter um sistema para imobiliária? ”.

Preciso ter um sistema para imobiliária?

NÃO! Você não PRECISA ter um sistema! Sejamos francos e honestos. Há anos a corretagem e administração de imóveis existe e desde o início era tudo feito manualmente, com organização e processos, não é mesmo? Além disso, contava com muito suor e trabalho duro de cada um que trabalhava nas imobiliárias.

Conseguir atender e administrar sem um sistema você até consegue, afinal, foi assim por anos e não poderia ser diferente agora, mas é a mesma coisa que responder se é possível ir a pé do Rio de Janeiro ao Amapá!

Sim é possível, mas com certeza não é a alternativa mais eficiente e confortável.

Então é isso, você não precisa ter um sistema! Mas ele pode sim te ajudar a ser mais eficiente, mais rápido, mais lucrativo e que o trabalho seja menos “sofrido”, sobretudo quando falamos das automações e facilidades que um sistema pode trazer pra você e sua equipe.

Logo, se você se sente bem trabalhando manualmente e sem um sistema, tudo bem. Mas se você está incomodado com a dinâmica de trabalho na sua imobiliária continue a leitura.

Então… Por que ter um sistema imobiliário?

Um sistema imobiliário pode trazer uma série de benefícios para você e sua equipe, veja algum deles:

• Organizar processos e estabelecer um padrão: isso serve para um cadastro de imóvel, de clientes, de atendimentos, de negócios e contratos! Isso evita que cada pessoa que faça a atividade faça do seu jeito! Não que o lado humano e pessoal deixe de existir, mas a parte processual terá o jeito da sua imobiliária e não de cada funcionário.

• Automatizar processos: envio de e-mails, avisos e alertas de vencimentos de exclusividades, de seguros, aluguéis, etc! Não precisa ter um controle manual e depender da cabeça ou eficiência de um funcionário pra que ele lembre, pois se ele esquecer, faltar ou estiver de férias algo grave pode ocorrer na sua imobiliária.

• Melhores resultados e produtividade: como o sistema automatiza muitas atividades você consegue ser mais eficiente, e quando falo em eficiência me refiro em ALUGAR MAIS IMÓVEIS e VENDER MAIS IMÓVEIS! Sua equipe consegue focar mais nos atendimentos, relacionamentos e pessoas. Nessa parte, fique atento a essa verdade: NENHUM sistema vai alugar ou vender mais imóveis! Repito: NENHUM! O que acontece é que ele pode TE AJUDAR com ações que vão lhe proporcionar mais TEMPO para que você e sua equipe façam mais negócios! Te ajudar com lembretes, avisos e alertas que tem um imóvel para aquele cliente ou um cliente para aquele imóvel, sem deixar passar nada despercebido, o que o cérebro humano não é capaz de fazer.

• Reduzir custos: Como sistemas automatizam muitos processos você é capaz de fazer mais com menos! Uma pessoa com a ajuda de um sistema consegue fazer mais do que 2 ou 3 pessoas “trabalhando manualmente”. Agora pense no salário dessas pessoas extras, férias, décimo terceiro, sem contar o risco trabalhista…

• Métricas – ter a gestão da sua imobiliária na palma da sua mão:  É muito mais fácil e simples você acompanhar os principais indicadores do seu negócio. Alguns deles você certamente nem sonharia que seria possível medir e aqueles que fossem necessários você talvez demoraria horas ou dias para ter. Hoje existem tecnologias que te dão acesso a esses indicadores em até dois cliques .

• Tempo: Particularmente esse pra mim é o mais importante.
  – Quantos negócios você deixa de fazer por falta de tempo?
  – Quantas dias da semana você fica na imobiliária até tarde pra conseguir entregar o trabalho?
  – Quanto tempo você não tira aquelas férias que tanto sonhou com sua família?
  – Seu marido, esposa ou filhos já te cobraram pela sua ausência porque está trabalhando demais?

Estamos falando de qualidade de vida! Pense nesses momentos de felicidade que pode passar a ter por trabalhar de uma maneira mais eficiente!

Quem e quando preciso ter um sistema?

Cada um no seu momento. Como falei anteriormente, não é necessário ter um sistema, então é você que vai sentir a melhor hora de ter um. Mas, para dar uma mãozinha vou dar um panorama das dificuldade e oportunidades que cada mobiliária, conforme o seu tamanho, enfrentam.  Essa é uma evolução natural das empresas e no caso de imobiliárias que, sem dúvida, vão crescendo com o tempo.

A) Imobiliária pequena

Uma característica forte desse tipo de imobiliária é ser nova no mercado e por ter uma equipe reduzida, tem um processo centralizador. Geralmente são corretores que se destacaram na sua carreira e resolveram empreender e para isso contratam alguns funcionários e corretores para serem os seus braços/tentáculos, mas que quase todas as decisões passam por ele.

• Motivo para ter um sistema: já começa certo e preparado para crescer rápido e de forma organizada, além de todos os motivos citados no tópico anterior.

• Motivo para não ter um sistema: não tem budget (verba) para arcar com o investimento de um sistema inicialmente, apesar dos valores serem bastante acessíveis, já que normalmente as imobiliárias pagam conforme o seu tamanho (número de usuários, contratos, etc).
  

B) Imobiliária média

A equipe já é maior, tem uma presença forte na sua região e maturidade grande na atividade. São essas as mais predominantes no mercado brasileiro. Apesar de ter uma equipe maior, o próprio diretor é quem cuida de gerenciar as equipes de venda e locação, algumas vezes estes contam com um grande apoio na locação:

• Motivos para ter um sistema: Todos os motivos citados na parte porque ter um sistema.

• Motivos para não ter um sistema: Não vejo motivo para isso, mas os que mais acontecem são:

1. Por ser uma imobiliária mais consolidada, o dono não domina tecnologia e tem medo de perder o controle. Por isso, a imobiliária segue do jeito dele e não se adapta ao mercado atual;
2. Não viu valor e os benefícios que a tecnologia pode trazer pro seu negócio. Com isso, não faz ideia do quanto um sistema poderia mudar a gestão da sua imobiliária.

C) Imobiliária Grande

São as líderes de mercado do seu bairro, região ou cidade. Em regra, tem anos de mercado, marca muito forte e conhecida, uma equipe boa e experiente.

• Motivos pra ter um sistema: Todos os motivos citados na parte porque ter um sistema. Mas geralmente elas já utilizam de tecnologia e não é por acaso que são líderes de mercado.

• Motivos pra não ter um sistema: Nenhum. Já enxergam os benefícios e utilizam sistemas. Algumas estão enfrentando outros questionamentos como: será que preciso trocar de sistema? Pois os que elas utilizam atualmente não acompanharam o seu crescimento e em especial para elas também daremos uma mãozinha!

Quando preciso trocar de sistema?

Essa deve ser uma pergunta que anda lhe atormentando ultimamente e realmente é uma decisão muito difícil. Trocar de sistema é um processo que pode ser traumático.

Acontece que, muitas imobiliárias cresceram tanto que o sistema pode não ter conseguido acompanhar esse crescimento e, para isso buscaram soluções secundárias como várias planilhas de Excel, outros sistemas complementares e isso gera uma falta de integração e alinhamento muito grande. Com isso, as dores dessas empresas que atravessam esse momento são outras e antes de tomar qualquer decisão importante como essa vale avaliar:

A empresa que você está pensando em trocar:

• Tem experiência de mercado?
• Tem um suporte de qualidade?
• Quais são os clientes que ela atende?
• O software é moderno e atual?
• É online?
• Ele é compatível para dispositivos móveis (tablets e smartphones)?
• Como é o treinamento?
• Tenho acesso a indicadores e métricas do meu negócio?
• Gera conteúdo educativo para os meus funcionários?
• Como é a segurança do sistema?
• Quais soluções ela oferece para atender às minhas necessidade e acompanhar o crescimento da minha imobiliária?
• É uma empresa inovadora que busca sempre oferecer novas soluções para seus clientes?
• E o mais difícil e importante: É simples de usar? Se não for fácil e simples, todo seu esforço pode ir por água abaixo

Essas são perguntas obrigatórias que você tem que saber antes de tomar qualquer decisão precipitada de trocar de sistema.

Dica: Envolva sua equipe para tomar a melhor decisão. São eles que irão utilizar o sistema no dia a dia, então tê-los como aliados nessa mudança é fundamental.

Quem realmente precisa utilizar um sistema?

Todos envolvidos na imobiliária precisam utilizar o sistema de forma correta, para que estejam sempre alinhados e na mesma página. Só assim o sistema será eficiente e trará vários benefícios pra sua imobiliária.

Se as pessoas que estão na ponta, no operacional (corretores, atendentes de locação, secretarias, etc) não utilizarem o sistema, você terá sérios problemas.

O corretor não está usando o sistema imobiliário?

Essa é uma pergunta que aflige vários gerentes e diretores de imobiliárias, e eu tenha a resposta! E você, deve estar pensando “Quem é ele para dizer que sabe a resposta?”. Vamos lá:

Como alguns aqui já me conhecem e outros não, vou contar um pouco da minha história para contextualizar o tema:

Trabalhei no mercado imobiliário desde os meus 14 anos, atuando na imobiliária do meu pai até os 28 anos de idade. Foram 14 anos de experiência neste mercado, e lá tive a oportunidade de fazer de TUDO.

Trabalhei tanto no setor de venda quanto de locação, desempenhando as seguintes funções:

• Office-Boy;
• Vistoriador (Já até pintei placa na época do silk);
• Recepcionista
• Caixa
• Captador
• Corretor
• Atendente de locação
• Aux. Administrativo/Financeiro

Até que anos depois assumi uma das diretorias da imobiliária, e por lá fiquei 7 anos até o momento da minha saída.

Mas por que eu resolvi contar isso antes? Porque esse foi o principal motivo/desafio que me trouxe para o mercado de tecnologia para imobiliárias.

Eu via com meus próprios olhos e sentia na pele o motivo dos corretores (digo corretores pois os demais setores gostavam bastante de usar o sistema) não gostarem de utilizar o sistema imobiliário. E confesso, isso mexia muito comigo, por isso vou dividir minha experiência com você aqui agora:

Motivo #1: Sistema imobiliário complicados

O perfil comum do corretor de imóveis não é como dos outros setores da imobiliária, que geralmente são pessoas mais jovens, acostumadas com tecnologia. O Corretor de Imóveis, segundos dados levantados pelo COFECI,  53% de todos os corretores ouvidos pela pesquisa realizada em 2013, tinham entre 40 e 60 anos no momento de inscrição nos conselhos regionais. A partir desse dado você pode perceber que o grau de domínio com tecnologia é inferior ao da Geração Y e dos Millenials. Mas isso me incomodava muito!

Nós contratávamos corretor da “velha guarda”, ele não sabia ou tinha dificuldade com sistema imobiliário. Contratávamos corretor jovem, ele não tinha experiência de mercado, às vezes não tinha comprometimento e outros desafios que a idade enfrenta. Então, curioso como sou, resolvi investigar mais e tentar descobrir o “EUREKA” e aí veio o primeiro: O corretor achava os sistemas difíceis e complexos, e olha que utilizamos diversos sistemas, e até então nenhum havia solucionado o problema.

Quando acionávamos as empresas de tecnologia, o que ouvíamos sempre era: “Mas a culpa é do usuário” ou “O corretor que não sabe usar o sistema”.

Isso por um lado era verdade, mas em paralelo a esta situação surgiram novas ferramentas como e-mail, Facebook, Whatsapp, etc. Todas elas extremamente SIMPLES, e que caíram no gosto dos corretores, até mesmo os mais velhos.

Diante dessa informação cheguei a primeira conclusão: Não era o corretor que não entendia o sistema, eram os sistemas que não entendiam o corretor, e se fossem mais simples o corretor usaria SIM! A resposta estava na SIMPLICIDADE.

Motivo #2: Sistema imobiliário não devolve a informação para o corretor e não tem “sigilo”

Vamos pensar juntos: É muito conveniente um sistema pedir um mundo de informações para cadastrar um imóvel, um cliente ou um atendimento. Mas quando o corretor precisa, ele não consegue ver as informações que foram cadastradas, ou pior, TODOS na imobiliária conseguem ver.

É exatamente aqui que mora o grande vilão. Os corretores que sabem usar o sistema, e começam inclusive a dominá-lo, tem receio de colocar as informações no sistema pois ele não é beneficiado em nada com isso.

Diante disso, para proteger seu atendimento, cadastram apenas o básico para se encaixar no “padrão da imobiliária” e as demais informações relevantes ele registra em sua agenda.

Ou você acha sinceramente que o corretor não sabe a renda, sinal, FGTS, perfil do cliente e motivo de compra? Claro que sabe! Ele só não coloca no sistema por medo de outro corretor ter acesso a essas informações de mão beijada, que ele tanto batalhou, e por não se BENEFICIAR em colocar tais informações no sistema.

Como resolver esta situação?

Identificado os motivos do corretor não utilizar ou não gostar do sistema é preciso AGIR! Todo sistema funciona, ou pelo menos deveria funcionar, da seguinte maneira:

A informação deve e tem que circular dentro da imobiliária, e todos os envolvidos têm que entender isso e a importância que cada um tem no processo. O corretor, a secretária, o gerente, o diretor, enfim, TODOS!

É um trabalho em equipe, que se bem realizado todos GANHAM. É um efeito cascata.

Quem atende o cliente? Corretor.

Quem toma as decisões da imobiliária? Diretor.

Um exemplo simples e prático que gostamos de falar é de mídia. Quem sabe de onde o cliente veio é o corretor ou a secretária que o atendeu. Mas quem precisa saber dessas informações para tomar a melhor decisão de onde e quanto investir em cada mídia, é o Diretor. Por isso a informação tem que circular, com qualidade e sem ruídos.

Se investir certo, a imobiliária gasta menos dinheiro e traz mais atendimentos pro corretor.

Se investir errado, a imobiliária gasta mais dinheiro e traz menos atendimentos pro corretor.

E aí? O que você prefere?

Então, em primeiro lugar, para que isso aconteça dentro da sua imobiliária você precisa de um sistema SIMPLES para que toda sua equipe utilize-o e goste de usar. Só assim você terá informação de qualidade.

Em segundo lugar, o sistema imobiliário tem que ajudar o corretor, pois se ele tiver algum benefício ele vai ser o primeiro embaixador e defensor do sistema. Alguns benefícios podem ser:

• Radar – quando entra um imóvel na imobiliária, o sistema avisa pro corretor e quando cadastra um novo imóvel avisa quais clientes têm perfil compatível;
• Indicadores de Performance;
• Envio de e-mails para clientes;
• Processos de atendimento definidos.

E por fim ele tem que se sentir dono do atendimento e ter sua privacidade e sigilo de informações. Claro que ele é um associado a imobiliária, mas nem por isso outro corretor precisa ter acesso às informações. Uma coisa é o seu gerente e/ou diretor, outra coisa é o corretor que pode concorrer com ele. Por isso, respeitar a hierarquia do sistema imobiliário e proteger as informações do corretor é fundamental para que ele tenha confiança no sistema e passe a utilizá-lo com vontade.

Para finalizar, as dicas para quem está com dificuldade de utilizar ou implantar um sistema de gestão em sua imobiliária, são:

• O sistema tem que ser fácil;
• Sistema tem que devolver a informação para quem o utiliza;
• Sistema tem que preservar algumas informações confidenciais do corretor;

Analisando isso certamente você terá mais facilidade de implementar uma cultura de utilização de sistema dentro da sua imobiliária e terá o corretor de imóveis como seu principal aliado e advogado do sistema.

Primeiros passos para implantar um sistema para imobiliária

1º) Identifique o perfil da sua imobiliária: Em qual século você está?

2º) Como você gerencia seu negócio? Tem algo nesta gestão te deixando incomodado?

3º) Você quer mudar? Se você é o dono da imobiliária e não quer ou não tem interesse de mudar, ninguém ao seu redor vai poder fazer essa mudança, a não ser que tenha o seu apoio.

4º) Se não vai ser você, já tem uma pessoa pra liderar essa mudança no seu negócio? Se não tiver não, se preocupe. O mercado está cheio de jovens talentosos querendo mostrar serviço e precisando trabalhar. Vá atrás e encontre essa pessoa

5º) Comece a pesquisar no mercado sistemas que sejam capazes de lhe ajudar a melhorar a gestão do seu negócio. Nesse ponto em especial chamo a atenção para alguns pontos que devem ser observados:

O que você precisa considerar na hora de contratar um sistema para imobiliária?

• O sistema para imobiliária é online? Você tem liberdade de acessá-lo de onde estiver e a qualquer hora?
• É fácil de usar? Hoje em dia usabilidade é fundamental. Vivemos a era da “economia de cliques”. Quanto mais fácil for, melhor para você e para sua equipe, pois serão vocês que utilizarão o sistema.
• É integrado com o seu site? Isto é importante para economizar tempo e evitar retrabalho de cadastrar imóveis duas vezes.
• Qual o limite desse sistema para imobiliária? Você tem que perguntar até onde ele vai, pois hoje você pode não precisar de muita coisa, mas à medida que sua imobiliária for crescendo (e é isso que vai acontecer) um sistema limitado vai se tornando ineficiente para sua empresa e lá na frente você vai ter que trocar. Esta troca pode ser muito traumática dentro da sua imobiliária e trazer grandes dores de cabeça. Esteja atento para contratar um sistema que suporte seu crescimento.
• Possui Auditoria? É extremamente importante estar atento o que sua equipe está fazendo com as suas informações. Sistemas modernos tem uma facilidade tremenda de mostrar a todos usuários quais são os rastros de suas ações, evitando assim que informações vazem, sejam apagadas, etc.
• Como é o atendimento da empresa que desenvolve? Ela está comprometida com o seu sucesso? Todo sistema exige suporte. Esteja atento se a empresa que oferece o sistema também estará pronta para te atender e caminhar lado a lado nessa parceria.
• Quantos anos de mercado e know how esta empresa tem? Experiência transmite segurança e profissionalismo. Dois fatores que trarão tranquilidade, certo?

Agora vamos deixar claro que não estamos falando em hipótese alguma que sistemas são os salvadores da pátria, ou que são a solução dos seus problemas, longe disso. Lembre-se que o responsável pelo sucesso ou fracasso do seu negócio será sempre VOCÊ.

Onde encontro bons sistemas?

Na internet certamente você pode encontrar boas opções, mas pesquise bem. Procure saber nas redes sociais a reputação da empresa e ligue para clientes atuais para saber sobre a satisfação deles com a empresa. Cuidado com promessas infundadas e empresas que não provaram a que vieram ainda.

Quanto custa um sistema para imobiliária?

O preço pode variar bastante de empresa para empresa. Isso porque, cada uma oferece uma ferramenta com funcionalidades diferentes, serviços diferentes, etc.

Antigamente era comum imobiliárias comprarem sistemas (por um valor bem alto, o que limitava bastante o acesso à tecnologia). Isso mudou, e hoje quase 100% das empresas de software trabalham com o serviço por assinatura. Neste modelo, você paga uma mensalidade para empresa, e estes valores são bem mais acessíveis e um valor inicial a título de implantação, consultoria e treinamento.

Conclusão:

Esperamos que com esse post, tenhamos esclarecido muitas dúvidas para quem está pensando em contratar ou trocar de sistema. Assim, certamente você poderá tomar uma decisão mais segura e que será capaz de mudar os rumos do seu negócio. Se precisar esclarecer algum outro ponto ou de ajuda com sistemas para imobiliárias, conte com a gente.

Para conhecer nossas soluções e saber um pouco mais sobre como ajudamos imobiliárias a atingir os seus resultados e simplificar a gestão através da tecnologia, clique nos links abaixo:

Ter o controle total da imobiliária

Administrar imóveis com eficiência